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La piattaforma di produttività cloud per le aziende italiane

Microsoft 365

Microsoft 365 è la suite cloud più adottata dalle imprese italiane: integra email professionale Exchange, l'intera famiglia Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote), Microsoft Teams per riunioni e chat aziendali, OneDrive per lo storage personale e SharePoint per le intranet. Tutto in un'unica licenza per utente, sincronizzato tra desktop, web e mobile.

Per le PMI italiane Microsoft 365 risolve in un colpo solo email aziendale, condivisione documenti, backup automatico, videoconferenze e identità unica per accedere a tutti i servizi. Niente server di posta da gestire, niente cluster Exchange da aggiornare: l'infrastruttura è gestita da Microsoft, voi vi concentrate sul lavoro.

In SynSphere ci occupiamo di tutto il ciclo di vita: scelta del piano in base alla composizione del team, attivazione del tenant, migrazione delle email da sistemi legacy (POP3, IMAP, Exchange on-premise), configurazione di sicurezza e governance, formazione degli utenti e supporto continuativo.

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A chi è rivolto

Profili e dimensioni aziendali per cui Microsoft 365 è la scelta più efficace.

  • Studi professionali (commercialisti, avvocati, architetti, notai) da 3 a 50 persone
  • PMI manifatturiere e commerciali fino a 250 dipendenti
  • Agenzie creative, società di consulenza, software house
  • Aziende multi-sede che hanno bisogno di collaborazione fluida tra uffici
  • Realtà che vogliono dismettere server di posta on-premise (Exchange) o soluzioni IMAP non scalabili

Funzionalità chiave

Cosa è incluso in Microsoft 365 e perché ha valore per la tua azienda.

  • Email professionale Exchange Online

    Casella 50-100 GB per utente, antispam Microsoft Defender integrato, calendario condiviso, regole avanzate, alias illimitati e gruppi di distribuzione.

  • Office sempre aggiornato

    Word, Excel, PowerPoint, Outlook e OneNote installabili su 5 PC + 5 tablet + 5 smartphone per utente. Versione web sempre disponibile da qualsiasi browser.

  • Microsoft Teams

    Riunioni video fino a 1.000 partecipanti, chat persistenti, condivisione file inline, integrazione con Outlook e SharePoint, app marketplace di terze parti.

  • OneDrive 1 TB per utente

    Sync desktop nativo, condivisione esterna controllata, recupero versioni precedenti fino a 30 giorni, ripristino di massa in caso di ransomware.

  • SharePoint

    Siti intranet per dipartimento o progetto, librerie documentali con metadati personalizzati, workflow di approvazione, ricerca full-text aziendale.

  • Identità Microsoft Entra ID

    Single Sign-On su 1.000+ app SaaS di terze parti, autenticazione multifattore (MFA), accesso condizionale per ruolo, dispositivo o geografia.

  • Sicurezza inclusa

    Defender for Office 365 (anti-phishing, anti-malware, link scan), Data Loss Prevention, retention policy, ripristino caselle fino a 90 giorni dalla cancellazione.

  • Mobile Device Management

    Nei piani Premium, Microsoft Intune protegge i dati aziendali su iPhone, Android e tablet — sia di proprietà aziendale (COPE) sia personali (BYOD).

  • Compliance e data residency

    Dati dei clienti europei archiviati in datacenter UE (configurabile), certificazioni ISO 27001/27017/27018/27701, GDPR-ready, audit log conservato fino a 10 anni.

Casi d'uso reali

Scenari concreti basati su clienti che abbiamo seguito o profili tipici per cui Microsoft 365 ha senso.

  • Studio commercialista 8 persone — Milano

    Situazione di partenza

    Caselle email Aruba senza sincronizzazione tra device, file su NAS locale senza backup automatico, nessuna possibilità di lavorare in due sullo stesso bilancio Excel.

    Soluzione SynSphere

    Migrazione caselle a Exchange Online mantenendo lo storico, spostamento dei documenti su OneDrive e SharePoint con cartelle per cliente, attivazione del co-authoring in Excel per gestire bilanci a quattro mani in tempo reale, retention 7 anni per fatture e dichiarativi.

  • Agenzia di comunicazione 25 persone — Milano e Bolzano

    Situazione di partenza

    File pesanti scambiati via WeTransfer, riunioni cliente su Zoom (separate dalla chat interna), brief sparsi tra email, Slack e Google Drive.

    Soluzione SynSphere

    Teams come hub unico per chat, riunioni cliente e file: un canale dedicato a ogni cliente con accesso esterno controllato, OneDrive per il lavoro personale, integrazione con Adobe Creative Cloud e flussi di approvazione su SharePoint.

  • PMI manifattura 80 dipendenti — provincia di Bergamo

    Situazione di partenza

    Exchange 2016 on-premise da dismettere, struttura distribuita tra ufficio, reparto produzione e commerciali sul territorio, audit ISO 9001 in vista.

    Soluzione SynSphere

    Migrazione Exchange con phased cutover (lotti da 20 utenti per minimizzare il rischio), Teams con un tab dedicato alla documentazione qualità (procedure ISO sempre aggiornate), workflow SharePoint per la firma delle offerte commerciali, MFA obbligatorio per i commerciali fuori sede, audit log conservato 10 anni.

  • Studio legale 12 avvocati — sedi Roma e Milano

    Situazione di partenza

    Server di rete con cartelle condivise mappate a lettera, email su domini personali diversi per ogni socio, nessun versioning sui contratti.

    Soluzione SynSphere

    SharePoint con metadati (cliente, materia, scadenza) per i fascicoli, OneDrive per la sync offline su notebook in udienza, Outlook con calendari condivisi, sensitivity label "Riservato" sui documenti sensibili, accesso ospite per la revisione co-counsel su singoli file.

Si integra con

Microsoft 365 è parte di un ecosistema. Ecco i prodotti con cui lavora nativamente.

Piani disponibili

Una panoramica delle famiglie di licenze. Per il preventivo personalizzato sul tuo mix di utenti, contattaci.

I piani Microsoft 365 si dividono in tre famiglie:

Business (fino a 300 utenti) — pensati per la maggior parte delle PMI italiane:

  • Business Basic: email Exchange + app Office web + Teams + OneDrive 1 TB. Niente app desktop. Adatto a chi lavora prevalentemente da browser.
  • Business Standard: aggiunge l'Office desktop completo (Word, Excel, PowerPoint, Outlook installabili su 5 device). Il piano più scelto.
  • Business Premium: include Standard + Defender for Business, Intune device management, Entra ID P1 e Information Protection. Da scegliere se la sicurezza è prioritaria.
  • Apps for Business: solo app Office desktop, senza email Exchange. Per chi ha già un sistema email separato.

Enterprise (oltre 300 utenti, o esigenze enterprise specifiche):

  • E1, E3, E5: scalabilità progressiva su sicurezza avanzata (Defender for Endpoint, MDR), analytics (Power BI Pro), telefonia Teams Phone, e-discovery e compliance avanzata.

Frontline (per dipendenti operativi e turnisti senza scrivania fissa):

  • F1, F3: licenze ottimizzate per personale di produzione, retail, ospedaliero — accesso da mobile a Teams e a una scelta limitata di app, a un canone ridotto.

In SynSphere ti aiutiamo a fare il calcolo giusto: spesso il mix che ottimizza il costo non è 'tutti Standard' o 'tutti Premium', ma una combinazione di piani per ruolo aziendale.

Domande frequenti

Risposte rapide alle domande che ci fanno più spesso su Microsoft 365.

Qual è la differenza tra Business ed Enterprise?
I piani Business hanno un tetto di 300 utenti e sono pensati per PMI con esigenze standard. Gli Enterprise (E1/E3/E5) non hanno limiti di utenti e includono funzionalità avanzate di sicurezza (Defender for Endpoint, AIP), analytics (Power BI Pro nativo), e-discovery legale, telefonia Teams Phone integrata e governance multi-tenant. Se siete sotto i 300 utenti e non avete requisiti compliance enterprise, Business è quasi sempre la scelta giusta.
Posso usare Office anche offline?
Sì. Le app desktop (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) installate su PC o Mac funzionano completamente offline. La licenza viene riverificata online ogni 30 giorni circa: se rimanete senza connessione più a lungo, le app passano in modalità a funzionalità ridotta finché non riconnettete. OneDrive sincronizza i file localmente, quindi anche i documenti restano accessibili senza rete.
Cosa succede se cambio piano in corso d'anno?
L'upgrade è immediato e proporzionale: pagate la differenza solo per i giorni residui dell'abbonamento. Il downgrade va fatto al rinnovo. Si possono mescolare piani diversi sullo stesso tenant (per esempio, alcuni utenti Business Standard e altri Business Premium) — utile per dare protezione avanzata solo a chi gestisce dati sensibili.
Come si migra da Exchange on-premise?
Tre approcci principali: cutover migration (un colpo unico, ideale fino a 150 caselle), staged migration (a lotti, per ambienti più grandi) e hybrid migration (coesistenza Exchange on-premise + Online, per migrazioni progressive di mesi). In SynSphere facciamo l'assessment iniziale, predisponiamo il piano di cutover, eseguiamo i test su utenti pilota e gestiamo lo switch DNS in finestra serale per minimizzare il disservizio.
I dati dei nostri clienti sono in Italia o all'estero?
Microsoft permette di scegliere la geografia di archiviazione dei dati. Per i tenant europei i dati a riposo (mailbox, OneDrive, SharePoint) restano nei datacenter UE — Olanda, Irlanda, Austria, Francia. Microsoft ha annunciato l'EU Data Boundary, completato a fine 2024, che mantiene anche i metadati e i log di sistema all'interno dei confini europei. Tutto è coerente con GDPR e le linee guida del Garante.
Funziona su Mac, iOS, Android e Linux?
Sì. Le app desktop di Office sono native su Windows e macOS. Su iOS e Android sono disponibili app mobile complete (incluso Teams) sull'App Store e Play Store. Su Linux non esistono app desktop ufficiali, ma tutte le funzioni sono accessibili via browser dalla versione web di Office, Outlook, Teams, OneDrive e SharePoint — funzionalità praticamente equivalenti, manca solo il sync OneDrive nativo (esistono client di terze parti).
Posso sospendere il servizio durante chiusure stagionali?
Le licenze annuali non si sospendono, ma con i piani Business potete aggiungere e rimuovere licenze in qualsiasi momento (le licenze mensili sono pro-rata). Per stagionali e contratti a termine è comune attivare il piano corretto solo per la durata effettiva del rapporto e dismetterlo a fine progetto. Le caselle disattivate restano recuperabili per 30 giorni di default, estendibili con retention policy.

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