Il 2 agosto 2026 si applicano gli obblighi di trasparenza dell’AI Act. Che vada dichiarato è la parte facile, e ormai l’hanno letta tutti. La domanda che blocca davvero è la successiva, e nessuno la risolve: cosa scrivo esattamente, e dove lo metto?
Perché “dichiarare l’uso dell’AI” non è una frase da mettere in fondo alle condizioni generali. È un messaggio in cima a una conversazione con un chatbot, una didascalia sotto un’immagine, una riga in un annuncio di lavoro, un avviso all’inizio di una riunione. Punti diversi, testi diversi, e in alcuni casi nessun testo — perché non tutto va dichiarato, e dichiarare tutto indistintamente produce solo rumore che nessuno legge.
Questa guida propone un fascicolo Word scaricabile con i testi pronti da copiare per ogni punto di contatto, e la tabella per decidere quali vi riguardano.
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Scarica il fascicolo “Informative di trasparenza AI” (.docx)
Nove pagine, tutti i punti da personalizzare segnalati [TRA PARENTESI QUADRE].
Una precisazione subito, perché è la confusione più frequente: questo non è il regolamento interno sull’uso dell’AI. Quello parla ai dipendenti e stabilisce quali strumenti sono ammessi e cosa non deve finire in un prompt — è la policy d’uso AI aziendale, ed esiste già. I due si completano: la policy dice che l’uso va dichiarato e delega le modalità, questo fascicolo è quelle modalità.
Prima domanda: fornite o usate?
Il Regolamento (UE) 2024/1689 distingue fra chi immette un sistema di AI sul mercato — il fornitore — e chi lo utilizza nelle proprie attività, il deployer. Gli obblighi non sono gli stessi, e questa distinzione è il motivo per cui non tutti i casi vi riguardano.
La quasi totalità delle PMI è deployer: usa strumenti sviluppati da altri. Si diventa fornitori sviluppando un sistema e immettendolo sul mercato a proprio nome, o modificandone uno di terzi in modo sostanziale e ridistribuendolo.
La conseguenza pratica più utile: alcuni adempimenti tecnici — per esempio la marcatura dei contenuti sintetici in un formato leggibile da una macchina — ricadono su chi fornisce lo strumento. Prima di costruire soluzioni vostre, verificate cosa fa già lo strumento che usate.
Sulle date: il Regolamento (UE) 2026/1744, in vigore dal 27 luglio 2026, ha confermato il 2 agosto 2026 per la trasparenza e ha invece rinviato l’applicazione degli obblighi sui sistemi ad alto rischio. Il quadro completo è in cosa scatta davvero il 2 agosto.
La domanda giusta non è “usiamo l’AI?”
È: l’uso arriva a una persona esterna, e in che modo?
Un assistente che riscrive una email interna e un chatbot che parla con i clienti non pongono lo stesso problema. Confonderli è il motivo per cui alcune aziende finiscono per mettere disclaimer sull’AI in fondo a ogni documento, ottenendo che nessuno li legga più — incluso quello che conta.
Il fascicolo contiene una tabella decisionale su otto situazioni tipiche. In sintesi:
- Chatbot o assistente che dialoga con visitatori e clienti → sì, è il caso più netto: la persona deve poter capire che non sta parlando con un operatore.
- Contenuti audio, immagine o video generati che raffigurano persone o eventi reali in modo verosimile → sì: chi li vede deve sapere che non sono autentici.
- Testi generati pubblicati per informare il pubblico su temi di interesse pubblico → sì.
- Sistemi che riconoscono emozioni o categorizzano su base biometrica → sì, e con attenzione: ricadono in categorie con obblighi più stringenti, da valutare con un legale prima di adottarli.
- L’AI ha aiutato a scrivere una email, un preventivo, un documento → di norma no. È uno strumento di lavoro come il correttore ortografico. Diventa una questione di correttezza contrattuale, non di obbligo, quando il cliente paga per un contenuto professionale.
- Immagine decorativa generata, senza persone reali → da valutare: non è un contenuto che possa ingannare sull’autenticità.
- Trascrizione automatica di una riunione → sì, ai partecipanti, e prima di attivarla.
- Uso interno che non produce nulla verso l’esterno → no.
Nel dubbio, dichiarare in più non ha mai creato problemi a nessuno. Non dichiarare quando serviva, sì.
I testi, e perché la collocazione conta più del testo
Il chatbot: due cose, non una
Serve un avviso all’apertura e un’indicazione che resti visibile durante la conversazione. È l’errore che vedo più spesso: l’avviso mostrato una volta e poi scomparso. Chi entra a metà conversazione, o chi torna dopo mezz’ora, non l’ha visto — e la funzione informativa è persa.
Il fascicolo dà cinque testi per questo solo caso: messaggio di apertura breve, etichetta persistente accanto al nome, versione estesa per la pagina di aiuto, passaggio a una persona, e la formula per quando l’assistente non sa rispondere.
Su quest’ultima vale la pena insistere. Definite da subito quando la conversazione passa a un essere umano. Un assistente senza via d’uscita verso una persona genera più insoddisfazione di quanta ne risolva, e il danno è commerciale prima che normativo. Se state costruendo un agente, è una decisione di progetto: ne parliamo nella scheda Agent Factory.
I contenuti generati: dove si vede il contenuto
La didascalia va dove il contenuto viene visto, non in una pagina legale separata. Una dichiarazione che nessuno incontra non informa nessuno — e questo, più che una questione di conformità, è il criterio con cui valutare qualsiasi informativa.
I clienti: qui è più contrattuale che normativo
Usare l’AI come supporto non è qualcosa da nascondere, e presentarla come una confessione danneggia la percezione del proprio lavoro. Diventa un tema quando il cliente paga per un contenuto professionale, quando l’output incide su una sua decisione, o quando il contratto pone vincoli espliciti sull’uso dei suoi dati — e in quel caso i vincoli contrattuali prevalgono.
Il fascicolo include la risposta pronta a “voi usate l’AI?”, che è la domanda che arriva nei questionari fornitori dei clienti strutturati, e una clausola informativa per le offerte.
La pagina “Come usiamo l’intelligenza artificiale”
È il testo completo per una pagina pubblica, e ha un ritorno pratico immediato: trasforma un questionario fornitori urgente in un link. Avere quella pagina pronta significa rispondere in due minuti invece di riunire tre persone per scrivere mezza cartella sotto scadenza.
Cosa non scrivere
La sezione che secondo me vale il download da sola, perché raccoglie gli errori che rendono inutile una dichiarazione formalmente corretta:
- Formule vaghe del tipo “potrebbero essere utilizzate tecnologie innovative”: non informano, e danno l’impressione di voler nascondere qualcosa.
- Dichiarazioni sepolte nelle condizioni generali quando il contenuto è pubblicato altrove.
- “Powered by AI” come rivendicazione di marketing al posto della dichiarazione: sono due cose diverse, e la seconda non sostituisce la prima.
- Dichiarare una supervisione umana che non esiste. Se il testo afferma che una persona verifica, quella verifica deve essere reale e tracciabile. Una dichiarazione smentita dai fatti è peggio dell’assenza di dichiarazione.
- Testi in inglese su un pubblico italiano: la dichiarazione deve essere comprensibile a chi la legge.
Il registro delle informative
Il fascicolo si chiude con una tabella da compilare: dove è stato pubblicato ciascun testo, in che data, chi ne è responsabile, quando è stato verificato l’ultima volta.
Serve per una ragione pratica. Quando qualcosa cambia — un nuovo chatbot, un fornitore diverso, un canale in più — bisogna sapere quali testi aggiornare. Senza quell’elenco le dichiarazioni invecchiano in silenzio, e ci si accorge che una era superata nel momento peggiore.
È il complemento del registro dei sistemi AI: là si censisce cosa si usa, qui si tiene traccia di cosa si è dichiarato e dove. Il registro ha una colonna dedicata proprio agli usi che arrivano all’esterno, quindi è il passo a monte: prima si sa cosa gira, poi si sa cosa dichiarare.
Cosa fare nei prossimi giorni
- Elenca i punti in cui l’AI arriva a qualcuno di esterno. Sono meno di quanti sembrano: per la maggior parte delle PMI due o tre, non venti.
- Copia solo i testi che ti servono e mettili dove il contenuto viene visto.
- Compila il registro delle informative pubblicate, con un responsabile per ciascuna.
Se preferisci non farlo da solo, l’AI Act Starter Kit produce in tre o quattro giornate il registro dei sistemi compilato sul tuo perimetro reale, la policy d’uso interna e le informative di trasparenza già adattate; la formazione del personale, che è l’altro adempimento già applicabile, è l’AI Literacy Workshop. Perimetro e prezzi a listino sono nel configuratore dei servizi AI: presi insieme costano meno che separatamente.
Sul quadro normativo complessivo — NIS2, DORA, AI Act, GDPR — c’è l’hub compliance 2026.
Nota: articolo informativo aggiornato al 29 luglio 2026, non costituisce consulenza legale. Il quadro descritto tiene conto del Regolamento (UE) 2026/1744, in vigore dal 27 luglio 2026. Gli obblighi vanno verificati sul testo del Reg. UE 2024/1689 come modificato, e la qualificazione del proprio ruolo — fornitore o deployer — va valutata caso per caso con il proprio consulente legale.