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SynSphere Lab Beta — su invito

SignatureOnMail

Firme email uniformi per tutta l'azienda, costruite dinamicamente dai dati di Active Directory / Microsoft Entra ID.

SignatureOnMail centralizza le firme email del tenant: l'amministratore definisce un unico template aziendale e il sistema costruisce la firma di ogni persona leggendo i dati da Active Directory/Entra ID, così tutti hanno la stessa firma con lo stesso stile e formato.

Richiedi accesso anticipato In arrivo su Microsoft AppSource
  • Outlook per Windows (Outlook classico)
  • Microsoft 365 / Exchange Online
  • Microsoft Entra ID / Active Directory (origine dei dati firma)

Il problema

Ognuno con una firma diversa

Nelle PMI le firme email sono quasi sempre un piccolo caos: ognuno crea la propria, con font, dimensioni e loghi diversi, dati di contatto incompleti o sbagliati, e nessuno standard di brand. Il risultato è un'immagine aziendale incoerente verso i clienti, fatta di firme che nessuno aggiorna quando una persona cambia ruolo, reparto o numero di telefono. A complicare le cose, il nuovo Outlook ha cambiato il modo in cui vengono gestite le firme lato client, rendendo più difficile per l'IT mantenere uno standard senza intervenire PC per PC. SignatureOnMail mette ordine partendo da un punto fermo: un solo template aziendale, compilato in automatico con i dati corretti di ogni persona.

La soluzione

SignatureOnMail, dentro Outlook

SignatureOnMail parte da un template aziendale unico: l'amministratore disegna una sola firma — logo, struttura, colori, layout — e ne mappa i campi dinamici sugli attributi della directory. Nome, ruolo, reparto, telefono, email, sede ed eventuale foto vengono letti da Microsoft Entra ID / Active Directory e inseriti nella firma di ciascuna persona, senza che l'utente debba scrivere nulla a mano.

Il vantaggio è la coerenza: tutti in azienda hanno la stessa firma, con lo stesso stile e gli stessi dati di contatto, e quando i dati di una persona cambiano nella directory la firma si aggiorna di conseguenza, senza configurare i PC uno per uno. Dove serve, puoi prevedere firme differenziate per reparto o per sede, e gestire centralmente disclaimer e banner aziendali — note legali, campagne, comunicazioni — applicandoli in modo uniforme a tutta l'organizzazione o a gruppi specifici.

Il punto fermo è la privacy: SignatureOnMail opera all'interno dell'ambiente Microsoft 365 dell'azienda e applica le firme in modo centralizzato leggendo gli attributi della directory. I dati restano nel tenant del cliente, senza spostare le informazioni su sistemi esterni.

Cosa fa SignatureOnMail

Un unico template aziendale, compilato con i dati di ogni persona presi da Entra ID.

  • Template aziendale unico

    Una sola firma disegnata a livello aziendale — logo, layout, colori, struttura — da cui derivano le firme di tutte le persone, senza copia-incolla manuali.

  • Campi dinamici da Entra ID/AD

    Nome, ruolo, reparto, telefono, email, sede ed eventuale foto vengono letti dagli attributi di Microsoft Entra ID / Active Directory e inseriti nella firma di ciascuno.

  • Stile e brand coerenti

    Tutti in azienda hanno la stessa firma, con lo stesso stile e formato: un'immagine coerente verso i clienti, senza firme improvvisate.

  • Aggiornamento automatico

    Quando i dati di una persona cambiano nella directory — ruolo, telefono, sede — la firma si aggiorna di conseguenza, senza intervenire PC per PC.

  • Gestione centralizzata

    L'IT governa tutte le firme da un unico punto: assegnazione del template a tutta l'azienda o a gruppi, senza configurare le firme su ogni postazione.

  • Disclaimer e banner aziendali

    Note legali, campagne e comunicazioni applicate in modo uniforme a tutta l'organizzazione o a reparti e sedi specifici, gestite centralmente.

  • Dati nel tuo tenant

    SignatureOnMail opera nell'ambiente Microsoft 365 dell'azienda: i dati restano nel tuo tenant, senza spostare le informazioni su sistemi esterni.

SignatureOnMail in azione

Le viste principali dell'add-in dentro Outlook — oppure provalo tu stesso nella demo interattiva.

  • Anteprima in arrivo SignatureOnMail: il template aziendale unico della firma email con logo e campi dinamici
  • Anteprima in arrivo SignatureOnMail: mappatura dei campi della firma sugli attributi di Microsoft Entra ID / Active Directory
  • Anteprima in arrivo SignatureOnMail: anteprima della firma email costruita con i dati della persona presi dalla directory

Dove serve davvero

Scenari concreti di PMI italiane che vogliono firme email coerenti su tutto il tenant.

Azienda multi-reparto a Milano

Situazione di partenza

Un'azienda di Milano con vendite, amministrazione e tecnico ha firme email diverse in ogni reparto: chi mette il logo grande, chi non mette il telefono, chi usa un font diverso. Verso i clienti l'immagine è disordinata e poco professionale.

Con SignatureOnMail

Con SignatureOnMail l'IT definisce un template aziendale unico e firme differenziate per reparto dove serve: tutti partono dallo stesso stile, con i dati di contatto corretti presi dalla directory, e il brand resta coerente in ogni email che esce dall'azienda.

Azienda multi-sede con turnover

Situazione di partenza

Una realtà con più sedi e ricambio di personale frequente fatica a tenere aggiornate le firme: chi cambia ruolo o sede continua a usare la vecchia firma, e i nuovi assunti la creano a mano come capita.

Con SignatureOnMail

Le firme sono derivate dai dati di Entra ID: quando una persona cambia ruolo, sede o telefono, o quando arriva un nuovo collega, la firma si costruisce e si aggiorna in automatico dagli attributi della directory, senza interventi manuali sui singoli PC.

Studio professionale attento al brand

Situazione di partenza

Uno studio professionale cura molto l'immagine verso i clienti, ma le firme dei collaboratori non sono allineate: loghi a risoluzioni diverse, dati incompleti, nessuno standard grafico condiviso.

Con SignatureOnMail

SignatureOnMail applica un unico template curato a tutto lo studio: stessa impostazione grafica, logo coerente e dati di contatto completi per ciascun professionista, così ogni email rafforza l'immagine dello studio invece di indebolirla.

Disclaimer legale uniforme

Situazione di partenza

Un'azienda deve esporre in calce alle email un disclaimer legale e una nota sulla privacy, ma oggi dipende dal fatto che ciascuno lo abbia copiato correttamente nella propria firma — e spesso non è così.

Con SignatureOnMail

Il disclaimer viene gestito centralmente come parte del template e applicato in modo uniforme a tutta l'organizzazione: la nota legale è presente e identica in ogni firma, e si aggiorna in un solo punto quando il testo cambia.

Come funziona

  1. 01

    L'admin definisce il template aziendale

    L'amministratore disegna una sola firma aziendale — logo, layout, colori, struttura, eventuali disclaimer — che farà da modello per tutte le persone.

  2. 02

    Mappi i campi sugli attributi della directory

    SignatureOnMail collega i campi del template agli attributi di Microsoft Entra ID / Active Directory: nome, ruolo, reparto, telefono, email, sede, foto.

  3. 03

    Assegni il template agli utenti

    Assegni il template a tutti gli utenti, oppure regole differenziate per reparto o per sede dove serve una variante della firma.

  4. 04

    Le firme vengono applicate in modo uniforme

    Ogni persona riceve la propria firma, costruita dallo stesso template con i suoi dati: stesso stile e formato per tutta l'azienda, senza configurare i PC uno per uno.

  5. 05

    Si aggiornano da sole quando cambiano i dati

    Quando i dati di una persona cambiano nella directory — ruolo, telefono, sede — la firma si aggiorna senza intervento manuale: nessuna vecchia firma in giro.

Modello commerciale

Incluso nel tuo pacchetto Microsoft 365 in CSP

SignatureOnMail al lancio sarà offerto con un canone per utente al mese: i prezzi del piano a regime li comunicheremo alla disponibilità generale. C'è però un vantaggio importante per i clienti SynSphere: SignatureOnMail è incluso senza costi aggiuntivi per le aziende che attivano o trasferiscono le proprie licenze Microsoft 365 con SynSphere in CSP. Se valuti il passaggio della tua sottoscrizione, o l'attivazione dell'assistenza Microsoft 365 gestita, l'add-in entra nel pacchetto. Durante la fase beta l'accesso è gratuito e su invito.

Licenze Microsoft 365 in CSP Assistenza Microsoft 365 gestita

Programma beta

Richiedi l'accesso anticipato

SignatureOnMail è in beta su invito. Lasciaci i tuoi contatti: ti ricontattiamo per attivare l'add-in nel tuo tenant e raccogliere i tuoi feedback. L'accesso in fase beta è gratuito.

  • PMI che vogliono firme email uniformi e coerenti su tutta l'azienda
  • Aziende multi-sede o multi-reparto con esigenza di firme differenziate ma governate centralmente
  • Aziende che hanno subito i cambiamenti del nuovo Outlook sulla gestione delle firme
  • Realtà attente all'immagine e al brand verso i clienti

Stadio beta su invito. Nessun impegno commerciale: in questa fase l'accesso a SignatureOnMail è gratuito.

Domande frequenti

In che stadio è SignatureOnMail?

SignatureOnMail è in beta su invito. Significa che il prodotto è già usabile e funzionante, ma lo stiamo affinando con un gruppo ristretto di aziende prima della disponibilità generale. Puoi richiedere l'accesso anticipato dal modulo in questa pagina: ti contattiamo per attivarti e raccogliere i tuoi feedback.

Da dove prende i dati per costruire le firme?

SignatureOnMail costruisce le firme leggendo gli attributi di Microsoft Entra ID / Active Directory: nome, ruolo, reparto, telefono, email, sede ed eventuale foto. Per firme complete e corrette è importante che questi attributi siano popolati nella directory; dove un dato manca, la firma può ometterlo o usare un valore di fallback definito nel template.

Funziona con il nuovo Outlook?

In fase beta la piattaforma supportata è Outlook per Windows (Outlook classico). Sappiamo che il nuovo Outlook ha cambiato la gestione delle firme lato client: le evoluzioni di supporto le valuteremo in base ai feedback delle aziende che partecipano al programma beta.

Le firme si aggiornano da sole quando cambio i dati?

Sì. Le firme sono derivate dai dati della directory: quando aggiorni il ruolo, il telefono o la sede di una persona in Entra ID / Active Directory, la firma viene ricostruita di conseguenza, senza dover intervenire manualmente sul PC dell'utente.

Posso avere firme diverse per reparto o sede?

Sì. Oltre al template aziendale unico puoi definire regole differenziate per reparto o per sede, così ogni gruppo ha la variante di firma corretta restando comunque dentro lo stesso standard di brand gestito centralmente.

Quanto costerà SignatureOnMail?

Al lancio prevediamo un canone per utente al mese; comunicheremo il listino a regime alla disponibilità generale. SignatureOnMail è però incluso senza costi aggiuntivi per le aziende che attivano o trasferiscono le licenze Microsoft 365 con SynSphere in CSP. Durante la beta l'accesso è gratuito e su invito.

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