Informativa sulla privacy

Premessa

La presente informativa descrive le modalità con cui SYNSPHERE ITALIA SRL (di seguito "SynSphere", "noi") tratta i dati personali raccolti tramite il sito synsphere.it e i servizi a esso collegati. È resa ai sensi dell'art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

Ti invitiamo a leggerla con attenzione prima di fornirci i tuoi dati personali, in particolare quando compili form, ti iscrivi a una newsletter, candidati a una posizione aperta o ci contatti via email/telefono.

Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

Per ogni richiesta relativa alla privacy, ai diritti degli interessati o per revocare un consenso prestato, puoi scriverci a privacy@synsphere.com.

Tipologie di dati raccolti

A seconda dell'interazione con il sito, raccogliamo le seguenti categorie di dati:

Dati di navigazione

• Indirizzi IP: non li memorizziamo in chiaro, ne conserviamo un'impronta calcolata con una funzione di hash, che resta un dato personale. User agent del browser e sistema operativo
• Pagine visitate, durata della visita, riferimenti di provenienza
• Data e orario delle richieste
• Statistiche aggregate raccolte tramite Google Analytics 4 (previo tuo consenso), in modalità privacy-first: IP anonimizzato, no Google Signals, no tracking pubblicitario. Vedi Cookie Policy per il dettaglio tecnico.

I dati tecnici di navigazione (log di sicurezza, anti-abuso) sono raccolti automaticamente in forma pseudonima sulla base del legittimo interesse. I dati analitici Google Analytics vengono raccolti solo dopo il consenso esplicito espresso tramite il nostro banner di consenso; in assenza di consenso vengono inviati esclusivamente "cookieless pings", cioè richieste senza cookie e senza identificatori persistenti.

Dati conferiti tramite form

• Form di contatto (/contattaci): nome e cognome, email, telefono (facoltativo), azienda (facoltativo), motivo del contatto, contenuto del messaggio.
• Iscrizione newsletter (/eventi): indirizzo email.
• Candidature (/lavora-con-noi): le candidature avvengono tramite il portale di Manatal, gestito da un fornitore esterno; i dati personali, il CV e la lettera di presentazione sono raccolti e trattati secondo l'informativa di Manatal e da noi nella veste di Titolare per le finalità di selezione. Il CV ricevuto viene poi archiviato e versionato nel nostro tenant Microsoft 365 su SharePoint; da esso estraiamo in forma strutturata il testo e le competenze, per rendere il profilo ricercabile e metterlo in relazione con le posizioni aperte. Da questi dati generiamo una versione del profilo priva di dati identificativi diretti — senza nome e recapiti — destinata alla condivisione con le aziende clienti. Quella versione resta un dato personale a tutti gli effetti, perché dalla combinazione delle informazioni professionali è possibile risalire alla persona.

Dati di comunicazione

Le email che ci invii spontaneamente possono contenere dati personali (nome, cognome, email mittente, contenuto del messaggio) che vengono trattati per dare seguito alla tua richiesta.

Finalità del trattamento

I dati raccolti sono trattati per le seguenti finalità:

1. Riscontro a richieste di contatto: gestire e rispondere a richieste commerciali, di supporto, partnership, formazione, candidature.
2. Selezione e ricerca di personale: valutare le candidature ricevute, metterle in relazione con le posizioni aperte e, quando la ricerca è svolta per conto di un'azienda cliente, proporre a quest'ultima il profilo in forma priva di dati identificativi diretti. La messa in relazione fra profilo e posizione è assistita da strumenti automatici, ma la valutazione e ogni decisione restano di persone: nessuna candidatura viene scartata da un processo automatizzato.
3. Invio newsletter: comunicarti gli eventi, webinar e contenuti informativi su tecnologie Microsoft, previo tuo consenso esplicito.
4. Adempimenti contrattuali: gestione di ordini, contratti, fatturazione e assistenza post-vendita per i clienti.
5. Adempimenti legali e fiscali: obblighi di legge cui SynSphere è soggetta (fatturazione elettronica, conservazione documenti, normative settoriali).
6. Sicurezza e anti-frode: prevenzione di abusi, tentativi di intrusione, mantenimento della disponibilità del sito.
7. Statistiche aggregate di uso del sito in forma anonima o pseudonima.

Base giuridica

Il trattamento dei dati si fonda, a seconda della finalità, su una delle seguenti basi giuridiche previste dall'art. 6 del GDPR:

• Consenso (art. 6.1.a): per l'iscrizione alla newsletter e per l'invio di comunicazioni commerciali. Il consenso è revocabile in qualsiasi momento.
• Esecuzione di un contratto (art. 6.1.b): per i clienti che hanno in essere un contratto con SynSphere o stanno valutando una proposta commerciale.
• Misure precontrattuali (art. 6.1.b): per la gestione della candidatura e del processo di selezione, su richiesta dell'interessato che si candida, comprese le ricerche svolte per conto di aziende clienti quando la candidatura è finalizzata a un inserimento presso di esse.
• Obbligo legale (art. 6.1.c): per gli adempimenti fiscali, contabili e di legge.
• Legittimo interesse (art. 6.1.f): per la sicurezza del sito, prevenzione di abusi e statistiche aggregate. Hai diritto di opporti in qualsiasi momento al trattamento basato su legittimo interesse.

Periodo di conservazione

Conserviamo i dati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti:

• Richieste di contatto: fino a 24 mesi dall'ultima interazione, salvo diversi obblighi di legge o necessità di gestione del rapporto.
• Newsletter: fino alla revoca del consenso (esercitabile in qualsiasi momento dal link "Disiscrivi" presente in ogni email).
• Candidature: fino a 24 mesi dall'invio del CV, salvo richiesta anticipata di cancellazione. Il termine vale anche per il CV archiviato su SharePoint, per i dati estratti dal CV e per il profilo privo di dati identificativi diretti.
• Dati contrattuali e fiscali: 10 anni dalla cessazione del rapporto, ai sensi della normativa civilistica e fiscale (art. 2220 c.c.).
• Log tecnici di sicurezza: massimo 6 mesi.

Destinatari dei dati

I tuoi dati possono essere comunicati ai seguenti soggetti, sempre nel rispetto delle finalità sopra dichiarate:

• Personale autorizzato di SynSphere (commerciale, amministrazione, tecnico, HR), debitamente istruito al trattamento dei dati.
• Fornitori di servizi tecnici nominati Responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR:
  • Microsoft Ireland Operations Ltd — invio email transazionali via Azure Communication Services (regione UE: West Europe / Italy North); servizi Microsoft 365 e Azure sui quali archiviamo e versioniamo i CV, ne estraiamo testo e competenze e generiamo la versione priva di dati identificativi diretti (SharePoint, SharePoint Premium, Azure OpenAI, Microsoft Foundry). L'hosting del sito è su VPS Linux in datacenter EU.
  • Manatal Pte. Ltd. — sistema di Applicant Tracking per la gestione delle candidature (vedi privacy policy di Manatal).
  • Aziende clienti per le quali svolgiamo una ricerca di personale: ricevono il profilo privo di dati identificativi diretti e lo trattano in qualità di titolari autonomi ai fini della propria selezione.
  • Google Ireland Ltd / Google LLC — Google Analytics 4 per statistiche aggregate di utilizzo (previo consenso) e Google Fonts per il caricamento dei web font.
  • Cloudflare Inc. — protezione anti-spam invisibile (Turnstile) sul form di contatto.
• Autorità pubbliche e organi di controllo in caso di obbligo legale (Agenzia delle Entrate, autorità giudiziarie).
• Consulenti professionali (commercialisti, legali, revisori) per gestire adempimenti specifici.

I tuoi dati personali non sono ceduti a terzi per finalità di marketing autonomo.

Trasferimenti extra-UE

La maggior parte dei dati è trattata su infrastrutture localizzate nello Spazio Economico Europeo (SEE). Alcuni dei nostri fornitori (es. Manatal con sede a Singapore, Google LLC con sede negli Stati Uniti per le componenti di Google Analytics e Google Fonts, Cloudflare Inc. con sede USA) possono operare al di fuori del SEE. In questi casi i trasferimenti avvengono nel rispetto di una delle garanzie previste dal Capo V del GDPR:

• Decisioni di adeguatezza della Commissione Europea, in particolare la EU-US Data Privacy Framework (luglio 2023) per i trasferimenti verso fornitori USA certificati (Google LLC è certificata DPF; Cloudflare Inc. è certificata DPF).
• Clausole Contrattuali Standard (SCC) approvate dalla Commissione Europea e firmate con il fornitore (es. Manatal).

Specificamente per Google Analytics 4 abbiamo configurato il servizio in modalità privacy-first (IP anonimizzato, no Google Signals, no ad personalization signals, data retention 14 mesi) e il trasferimento dei dati avviene solo dopo il consenso esplicito dell'utente espresso tramite il nostro banner di consenso.

Per ottenere copia delle garanzie applicate puoi scriverci a privacy@synsphere.com.

Cookie

Il sito utilizza:

• Cookie tecnici di sessione (anti-CSRF, gestione invio form), non richiedono consenso ai sensi dell'art. 122 del Codice Privacy.
• Un cookie tecnico di prima parte per conservare le tue scelte sul consenso: è impostato dal nostro dominio, senza alcun fornitore esterno, e non richiede consenso in quanto necessario al funzionamento del banner.
• Cookie tecnici di terze parti per l'anti-spam invisibile sul form di contatto (Cloudflare Turnstile), necessari al funzionamento del sito.
• Cookie analitici di terze parti (Google Analytics 4), attivati solo dopo il consenso esplicito espresso tramite il nostro banner. Configurazione privacy-first con IP anonimizzato e senza tracking pubblicitario.

Per il dettaglio completo dei cookie utilizzati, le finalità, le durate e le modalità di disattivazione consulta la Cookie Policy dedicata. Puoi revocare il consenso ai cookie analitici in qualsiasi momento dalla sezione Gestione preferenze.

Diritti dell'interessato

In qualità di interessato hai diritto, ai sensi degli artt. 15-22 GDPR, di:

• Accesso ai tuoi dati personali (art. 15)
• Rettifica di dati inesatti o integrazione di dati incompleti (art. 16)
• Cancellazione ("diritto all'oblio", art. 17)
• Limitazione del trattamento (art. 18)
• Portabilità dei dati in formato strutturato (art. 20)
• Opposizione al trattamento basato su legittimo interesse o per finalità di marketing (art. 21)
• Non essere soggetto a decisioni automatizzate (art. 22)
• Revoca del consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato precedentemente

Modalità di esercizio dei diritti

Per esercitare i tuoi diritti puoi inviare una richiesta a:

• Email: privacy@synsphere.com
• PEC: amministrazione@pec.synsphere.it
• Posta: SYNSPHERE ITALIA SRL, Via Luigi Mengoni 7/U — 20152 Milano

Risponderemo senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dal ricevimento della richiesta. Il termine può essere prorogato di due mesi, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste; in tal caso ti informeremo della proroga e dei motivi del ritardo entro un mese dalla richiesta. Per garantire la tua identità potremmo chiederti di allegare un documento di riconoscimento.

Reclami al Garante

Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati personali violi il GDPR, hai diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali:

Modifiche alla policy

La presente informativa può essere aggiornata periodicamente per adeguarsi a evoluzioni normative o a modifiche dei servizi offerti. La versione vigente è sempre disponibile a questa pagina, con indicazione della data di ultimo aggiornamento.

In caso di modifiche sostanziali ti informeremo tramite avviso sul sito o, se hai fornito un contatto email valido, tramite comunicazione diretta.

Versione del documento: 24 agosto 2026.