NotesOnMail vive dentro Outlook per Windows come riquadro laterale accanto all'email. Su ogni messaggio della casella condivisa puoi aprire una scheda con quattro viste — Note, Conversazione, Attività ed Effort — e gestire la richiesta come una piccola pratica, senza inoltri, senza aprire un altro programma.
Le note sono interne al team e restano agganciate all'email: il collega che la riapre vede subito il contesto. Gli stati e le azioni di workflow (Prendi in carico, Presa in carico, Completa, Rilascia) rendono chiaro a colpo d'occhio chi ci sta lavorando e a che punto è. Il tracciamento dei tempi registra automaticamente metriche come "in carico da N minuti" e "presa in carico dopo Nh dall'arrivo", così sai dove si accumulano i ritardi. Le attività con scadenze trasformano un'email in azioni concrete da non dimenticare, e l'effort tiene il conto del tempo dedicato.
Il punto fermo è la privacy: i dati di NotesOnMail (note, stati, attività, tempi) restano nel tenant Microsoft 365 del cliente. Niente database esterni, niente copie dei contenuti delle email fuori dall'ambiente Microsoft dell'azienda. È un add-in pensato per chi vuole un primo livello di assistenza ordinato senza adottare un help desk pesante, e senza spostare la posta da Outlook.
