Le caselle “di reparto” — info@, ordini@, amministrazione@, assistenza@ — sono uno dei modi più semplici per risparmiare licenze in Microsoft 365. La domanda che ricevono più spesso i nostri tecnici è: «serve una licenza per la cassetta condivisa?». Risposta breve: di norma no. Ma ci sono eccezioni che conviene conoscere. Questa è la guida lato amministratore — per l’uso quotidiano su Mac e nel nuovo Outlook vedi il complemento Casella condivisa su Mac/Outlook.
Cos’è una shared mailbox
È una casella che più persone leggono e da cui rispondono con un indirizzo comune, senza credenziali proprie: l’accesso avviene tramite i permessi assegnati agli utenti. Non si fa login diretto (il sign-in è disabilitato di default, ed è bene lasciarlo così).
Serve la licenza? Le regole
- No, fino a 50 GB: una shared mailbox è gratuita entro questo limite. È il caso del 95% delle PMI.
- Sì, serve una licenza (Exchange Online Plan 2 o M365 Business Premium) se:
- la casella supera i 50 GB;
- vuoi attivare l’archivio online (In-Place Archive) sulla cassetta condivisa;
- applichi Litigation Hold / retention avanzata;
- vuoi che ogni utente che vi accede sia coperto (alcuni scenari di compliance).
In pratica: la shared mailbox “normale” non costa nulla; la licenza serve solo per capienze grandi o funzioni di conservazione.
Come crearla (admin center)
Interfaccia di amministrazione → Team e gruppi → Cassette postali condivise → Aggiungi: assegna nome e indirizzo, poi i membri. In alternativa via PowerShell (New-Mailbox -Shared).
I permessi: tre tipi
- Accesso completo (Full Access): leggere/gestire la casella (compare in Outlook).
- Invia come (Send As): l’email parte come se fosse
info@…. - Invia per conto di (Send on Behalf): l’email mostra «Mario per info@».
Assegna Full Access + Send As per il caso tipico “il team risponde come info@”.
Shared mailbox o gruppo Microsoft 365 / lista di distribuzione?
- Shared mailbox: storico centralizzato, si risponde come l’indirizzo comune. Ideale per assistenza/ordini.
- Distribution list: solo smistamento in arrivo, nessuna casella condivisa.
- Gruppo M365: collaborazione (file + calendario + conversazioni), non sostituisce la casella di reparto.
Caso d’uso tipico: l’offboarding
Quando una persona lascia, convertire la sua casella in shared mailbox conserva lo storico e gli indirizzi liberando la licenza — vedi la checklist di offboarding M365.
Ottimizzare il mix di licenze e caselle condivise è una delle leve più rapide per ridurre i costi nascosti di Microsoft 365. SynSphere lo fa come parte dell’assistenza Microsoft 365: contattaci per una revisione del licensing.