Guida utente di NotesOnMail

Requisiti

Per usare NotesOnMail servono:

• Outlook per Windows (Outlook classico): è la piattaforma supportata in fase beta.
• Una casella condivisa Microsoft 365 / Exchange Online (es. assistenza@, info@, ordini@) su cui lavora il team.
• L'attivazione nel programma beta: in questa fase l'accesso è gratuito e su invito.

Attivazione e primo avvio

In fase beta l'attivazione nel tuo tenant la gestiamo noi: dopo la richiesta di accesso anticipato configuriamo NotesOnMail sulla casella condivisa indicata. Una volta attivo:

1. Apri Outlook per Windows e seleziona un'email della casella condivisa.
2. NotesOnMail compare come riquadro laterale accanto al messaggio.
3. Nel riquadro trovi le quattro viste — Note, Conversazione, Attività ed Effort — sulla singola email.

Nessuna migrazione della posta, nessun nuovo programma da aprire: NotesOnMail lavora sulle email che già ricevi nella casella condivisa.

Le quattro viste

Su ogni messaggio della casella condivisa apri una scheda con quattro viste. Le usi per gestire la richiesta come una piccola pratica, senza inoltri e senza aprire altri programmi.

Prendere in carico un'email

La presa in carico è il cuore di NotesOnMail: rende chiaro a colpo d'occhio chi sta lavorando su cosa ed evita che due colleghi rispondano alla stessa richiesta.

1. Seleziona l'email e apri il riquadro NotesOnMail.
2. Premi «Prendi in carico»: lo stato passa a «Presa in carico» e il tuo nome diventa visibile al team.
3. Quando hai risolto, premi «Completa». Se invece la richiesta deve seguirla un collega, premi «Rilascia» per rimetterla a disposizione.

Stati in breve: Prendi in carico → te ne occupi tu · Presa in carico → in lavorazione · Completa → chiusa · Rilascia → torna libera per il team.

Aggiungere una nota

Le note sono interne al team e restano agganciate all'email: il collega che la riapre vede subito il contesto. Non vengono mai inviate al mittente.

1. Apri la vista Note sul messaggio.
2. Scrivi la nota — la diagnosi, una decisione presa, un promemoria per chi seguirà.
3. La nota resta visibile a tutto il team sulla stessa email, anche a distanza di giorni.

Creare un'attività con scadenza

Le attività trasformano un'email in azioni concrete da non dimenticare: un follow-up, una verifica, un documento da preparare.

1. Apri la vista Attività sul messaggio.
2. Crea una nuova attività e assegnale una data di scadenza.
3. Aggiorna lo stato man mano che procedi: così la richiesta non si perde «perché se ne occupava qualcun altro».

Tempi ed effort

NotesOnMail registra automaticamente alcune metriche di tempo, così sai dove si accumulano i ritardi sulla casella condivisa:

• «In carico da N minuti»: da quanto tempo la richiesta è presa in carico.
• «Presa in carico dopo Nh dall'arrivo»: quanto ci è voluto prima che qualcuno la prendesse.
• La vista Effort tiene il conto del tempo dedicato a ciascuna richiesta, utile per la rendicontazione interna.

Buone pratiche per il team

• Prendi in carico appena leggi una richiesta che seguirai tu: è il gesto che evita le risposte doppie.
• Annota la diagnosi nella vista Note, non in chat separate o su post-it: il contesto resta sull'email per chiunque la riapra.
• Usa le attività con scadenza per i follow-up, invece di affidarti alla memoria.
• Rilascia una richiesta se non riesci a chiuderla, così un collega può riprenderla senza incertezze.
• Guarda i tempi ogni tanto: le richieste ferme da troppo sono quelle da recuperare prima che il cliente solleciti.

I tuoi dati

Note, stati, attività e tempi di NotesOnMail restano nel tenant Microsoft 365 della tua azienda. Nessun database esterno, nessuna copia dei contenuti delle email fuori dall'ambiente Microsoft che già usi.

Domande frequenti