Template Excel: registro dei sistemi AI in uso in azienda (AI Act) per PMI

Nella maggior parte delle PMI l'intelligenza artificiale non è entrata da una decisione della direzione: è entrata dal basso. Quando arriva la domanda — *quali sistemi AI usiamo, su quali dati, con quali condizioni del fornitore?* — la risposta onesta è che nessuno lo sa con precisione. Questo template serve a saperlo.

Il registro si compila in cinque fogli: anagrafica con il referente interno e la data della prossima revisione, registro dei sistemi con dodici righe di esempio realistiche per una PMI, traccia della formazione del personale, e un riepilogo che conta da solo gli scoperti. Ogni riga di esempio illustra un innesco diverso: l'uso interno ordinario, l'assistente pubblico usato dal browser che nessuno ha autorizzato, il chatbot sul sito che arriva a un interlocutore esterno, il filtro automatico delle candidature che va guardato con più attenzione.

Le colonne chiave hanno menu a tendina e la formattazione condizionale fa il lavoro sporco: rosso sui sistemi non autorizzati, rosso sugli usi verso l'esterno privi di informativa — e solo lì, dove serve davvero — giallo sugli usi da verificare e sui dati personali coinvolti. Il foglio Riepilogo conta i sistemi censiti, quelli con dati personali, gli usi verso l'esterno senza informativa e quelli potenzialmente ad alto rischio.

Una precisazione che altrove non trovi: il registro dei sistemi AI non è un modulo previsto da un articolo del Regolamento (UE) 2024/1689 e non esiste un formato obbligatorio. È lo strumento che permette di rispondere alle domande che gli obblighi pongono e di dimostrare che il tema è stato affrontato. Compilarlo non rende conformi all'AI Act: fa emergere cosa è in uso e dove sei scoperto. Il foglio Istruzioni riporta le date applicabili — alfabetizzazione del personale già in vigore, obblighi di trasparenza dal 2 agosto 2026 — e gli ambiti su cui alzare la soglia di attenzione.

Se la tua azienda rientra anche nel perimetro NIS2, il registro si affianca al self-assessment NIS2 gratuito: la catena di governance è la stessa e conviene non tenerla in due posti separati.

Template originale SynSphere, scaricabile gratuitamente.