Template Word: informative di trasparenza AI (art. 50 AI Act) per PMI

Dal 2 agosto 2026 si applicano gli obblighi di trasparenza dell'AI Act: rendere evidente all'interlocutore quando interagisce con un sistema di AI, e dichiarare determinati contenuti generati o manipolati artificialmente. Sapere che va dichiarato è la parte facile. La domanda che blocca è la successiva: cosa scrivo esattamente, e dove lo metto?

Questo fascicolo contiene i testi, pronti da copiare, per i punti di contatto reali di una PMI: l'assistente automatico sul sito (messaggio di apertura, etichetta persistente, versione estesa, passaggio a una persona), i contenuti generati con AI, le comunicazioni verso i clienti e la risposta da dare a chi chiede se usate l'AI, gli annunci di lavoro e le candidature, la trascrizione automatica delle riunioni, e il testo completo della pagina pubblica "Come usiamo l'intelligenza artificiale" — quella che trasforma un questionario fornitori urgente in un link.

Due parti fanno la differenza rispetto a un elenco di frasi. La tabella decisionale traduce otto situazioni tipiche in una risposta operativa — va dichiarato, non va dichiarato, va valutato — con il perché: perché l'AI che ti aiuta a scrivere una email non è la stessa cosa di un chatbot che parla con i clienti, e trattarle allo stesso modo produce solo rumore. E la sezione "cosa non scrivere", che raccoglie gli errori che rendono inutile una dichiarazione corretta: formule vaghe, avvisi sepolti nelle condizioni generali, supervisione umana dichiarata e non esistente.

⚠️ Non è la policy interna. Questo documento parla ai clienti e ai visitatori; il regolamento rivolto ai dipendenti — quali strumenti sono ammessi, cosa non deve finire in un prompt — è la policy d'uso AI aziendale, e i due si completano: la policy stabilisce che l'uso va dichiarato, questo fascicolo dice come. Conviene adottarli insieme.

Il documento distingue esplicitamente fra chi fornisce un sistema di AI e chi lo usa, perché gli obblighi non sono gli stessi e la quasi totalità delle PMI ricade nel secondo caso. Per sapere quali punti di contatto vi riguardano, il passo a monte è il censimento: il template del registro dei sistemi AI ha una colonna dedicata proprio agli usi che arrivano all'esterno.

Fac-simile informativo: non costituisce consulenza legale e va adattato con il proprio consulente. Template originale SynSphere, scaricabile gratuitamente.