Chi vende in una PMI italiana raramente ha un sales ops alle spalle: il commerciale prepara le call da solo, scrive le offerte da solo, si ricorda (o dimentica) i follow-up da solo. La buona notizia è che la maggior parte di questo lavoro vive già dentro Outlook, Teams e Word — esattamente dove Microsoft 365 Copilot lavora meglio, perché legge il contesto reale: email scambiate, riunioni trascritte, documenti condivisi.
Questo articolo estende la serie “Copilot Recipes per PMI italiane” — dopo le guide per app (Outlook, Word, Excel, Teams) — con la prima guida per ruolo: 10 prompt per chi vende, con la licenza Copilot standard, senza CRM evoluto e senza add-on. Tutti i prompt usano segnaposto [tra parentesi quadre] da sostituire; nella Copilot Prompt Library Excel scaricabile trovi una sezione commerciale con 25 prompt analoghi.
Prerequisiti
- Licenza Microsoft 365 Copilot attiva sull’account del commerciale (le condizioni di licenza variano per piano e canale: verifica col tuo partner, o leggi come funziona il pay-as-you-go).
- Trascrizione o registrazione attiva nelle riunioni Teams: senza trascrizione, Copilot non può ricapitolare la call. La policy del tenant abilita la funzione, ma la trascrizione va comunque avviata nella singola riunione — in genere tocca all’organizzatore ricordarsene.
- Email e documenti commerciali dentro il tenant (Outlook, OneDrive, SharePoint): Copilot vede solo ciò a cui il tuo account ha accesso.
10 prompt per chi vende, dal primo contatto al rinnovo
1. Follow-up post call dal recap Teams
Prompt (in Teams, nel riepilogo della riunione, o in Copilot Chat):
“Dalla trascrizione della riunione con [CLIENTE] di oggi, scrivi una bozza di email di follow-up: ringraziamento breve, i punti concordati, i prossimi passi con responsabile e scadenza per ciascuno, richiesta di conferma. Tono professionale italiano, max 180 parole.”
Quando usarlo: subito dopo la call — il follow-up inviato entro un’ora è l’abitudine singola che più distingue i commerciali ordinati da quelli che inseguono.
Pro tip: funziona solo se la riunione è stata trascritta. Controlla sempre nomi propri e cifre prima di inviare: la trascrizione automatica sbaglia più spesso proprio su nomi di persone e aziende.
2. Preparazione call dalle email precedenti
Prompt (in Copilot Chat, scheda Lavoro):
“Domani ho una call con [NOME], [RUOLO] di [AZIENDA]. Riassumi le email e le riunioni degli ultimi [N] mesi con questo contatto: temi aperti, impegni presi da noi e da loro, ultimo stato della trattativa. Chiudi con 3 domande utili da fare in call.”
Quando usarlo: la sera prima della call. Copilot ricostruisce il contesto dalla tua casella e dal tuo calendario, quindi ritrova anche quello che ti eri dimenticato di esserti dimenticato. Se la trattativa è condivisa con un collega, chiedigli di lanciare lo stesso prompt: ognuno vede solo le proprie conversazioni.
3. Bozza offerta dagli appunti
Prompt (in Word, documento nuovo):
“Trasforma questi appunti in una bozza di offerta per [CLIENTE]: [INCOLLA APPUNTI]. Struttura: contesto ed esigenze del cliente, soluzione proposta, attività incluse ed escluse, tempi indicativi, condizioni generali. Lascia la sezione economica come tabella vuota da completare a mano. Tono formale ma diretto.”
Quando usarlo: dopo la call di qualifica, con gli appunti ancora freschi. La sezione economica va sempre compilata a mano — Copilot non deve mai inventare importi, sconti o condizioni.
Pro tip: se hai un’offerta precedente ben scritta, allegala come riferimento dal pulsante di aggiunta file: la bozza erediterà struttura e tono di voce aziendale.
4. Risposta all’obiezione sul prezzo
Prompt (in Outlook, rispondendo all’email del cliente):
“Rispondi a questa email in cui [CLIENTE] chiede uno sconto: [INCOLLA EMAIL]. Non concedere nulla subito: riconosci la richiesta, riepiloga il valore con 2 punti concreti legati a [ESIGENZA DEL CLIENTE], proponi 2 alternative sul perimetro o sui tempi a parità di budget, chiudi proponendo una call. Max 150 parole, tono cordiale e fermo.”
Quando usarlo: quando la richiesta di sconto arriva per email. Lo sconto finale lo decidi tu, non Copilot. Il valore del prompt è un altro: evita la risposta d’impulso (“va bene, facciamo -10%”) e sposta la conversazione dal prezzo al perimetro. Spostare l’obiezione su cosa includere, invece che su quanto sconto fare, protegge la marginalità.
5. Riattivazione del cliente dormiente
Prompt (in Outlook o Copilot Chat):
“Scrivi un’email per riprendere contatto con [CLIENTE], che non ci ordina nulla da [N] mesi. Aggancio: [ULTIMO PROGETTO O FORNITURA]. Offri qualcosa di utile ([RISORSA O AGGIORNAMENTO PERTINENTE]) invece di vendere subito. Una sola CTA. Evita formule come ‘volevo solo sapere come va’.”
Quando usarlo: quando un buon cliente non ordina da mesi. Prima del prompt, chiedi a Copilot Chat di riassumere l’ultima conversazione con quel cliente — l’aggancio personalizzato fa la differenza fra una riattivazione e uno spam. Lavora la lista dei dormienti a blocchi di 5 a settimana: il prompt è ripetibile, la personalizzazione no.
6. Analisi della trattativa persa
Prompt (in Copilot Chat, scheda Lavoro):
“Ho perso la trattativa con [AZIENDA]; il motivo dichiarato è [MOTIVO]. Riassumi il thread email degli ultimi [N] mesi con questo cliente e aiutami con un post-mortem onesto: segnali che ho sottovalutato, momenti in cui la trattativa si è raffreddata, cosa farei diversamente la prossima volta. Sii diretto, niente consolazioni.”
Quando usarlo: entro qualche giorno dall’esito negativo, a mente fredda. Il post-mortem scritto è una pratica che quasi nessuna PMI fa, perché costa fatica emotiva. Con Copilot costa dieci minuti. Chiedi anche una bozza di email di chiusura elegante che lasci la porta aperta: una parte delle trattative perse si riapre quando il fornitore scelto delude.
7. Pipeline review settimanale
Prompt (in Copilot Chat, allegando il file della pipeline):
“Questa è la mia pipeline commerciale: [ALLEGA FILE O INCOLLA ELENCO]. Per ogni trattativa dimmi: stato, prossima azione prevista, da quanto tempo è ferma. Segnala le 3 più a rischio e formula per ciascuna una domanda scomoda che dovrei farmi. Formato tabella.”
Quando usarlo: ogni settimana, stesso giorno e stessa ora — il rito conta più dello strumento. Non serve un CRM per iniziare: basta un Excel condiviso tenuto aggiornato, una riga per trattativa. Copilot non corregge dati sbagliati o vecchi: la review funziona se la pipeline è onesta.
8. Email a freddo personalizzata dal sito del prospect
Prompt (in Copilot Chat):
“Leggi questa pagina del sito di [AZIENDA PROSPECT]: [INCOLLA TESTO DELLA PAGINA]. Scrivi un’email di primo contatto per [NOME], [RUOLO]: apri con un riferimento concreto a qualcosa che fanno, collega un problema tipico che risolviamo per aziende simili ([PROBLEMA]), chiudi con una sola CTA da 15 minuti. Max 120 parole, niente superlativi, niente ‘spero di non disturbare’.”
Quando usarlo: primo contatto a freddo su prospect selezionati. Se l’amministratore ha abilitato la ricerca web nel tenant puoi passare direttamente l’indirizzo della pagina; in caso contrario, incolla il testo e il risultato è identico. Verifica sempre il riferimento al prospect prima dell’invio: un dettaglio sbagliato sulla loro azienda brucia il contatto più di un’email generica.
9. Passaggio di consegne su un cliente
Prompt (in Copilot Chat, scheda Lavoro):
“Devo passare il cliente [CLIENTE] al collega [COLLEGA]. Prepara un brief di passaggio consegne dalle email e dalle riunioni degli ultimi [N] mesi: storia della relazione, interlocutori e ruoli, accordi in corso, temi sensibili da maneggiare con cura, prossime scadenze. Elenco puntato per sezioni.”
Quando usarlo: riassegnazione del portafoglio o passaggio alla delivery. Il collega che subentra non vede le tue email — il brief serve proprio a colmare questo divario. Rileggilo prima di condividerlo: nei thread lunghi possono esserci valutazioni interne sul cliente che non devono uscire dal contesto originale.
10. Preparare il rinnovo contrattuale
Prompt (in Copilot Chat o Word):
“Devo preparare la call di rinnovo con [CLIENTE]. Dalle email e dai documenti del periodo [PERIODO], riepiloga: cosa abbiamo consegnato, problemi risolti, richieste rimaste aperte. Trasforma il tutto in 5 argomenti di valore da portare in call e 2 rischi o malumori da anticipare.”
Quando usarlo: 2-3 settimane prima della scadenza, non la vigilia. Il rinnovo si vince sul valore erogato, non sullo sconto offerto. Arrivare in call con l’elenco puntuale di ciò che è stato fatto cambia la postura della conversazione — e i “rischi da anticipare” evitano l’effetto sorpresa quando il cliente tira fuori quel ticket gestito male sei mesi prima.
Le 4 regole dei prompt commerciali
- Dichiara la fase della trattativa (“primo contatto”, “post demo”, “rinnovo”): lo stesso tono non funziona in fasi diverse.
- Dai a Copilot il contesto vero: thread email, recap della riunione, pagina del prospect. Il prompt senza contesto produce email da manuale di vendita, riconoscibili a colpo d’occhio.
- Fissa lunghezza e CTA: “max 150 parole, una sola CTA”. Le email commerciali lunghe non vengono lette; quelle con tre richieste non ottengono risposta.
- Esplicita i divieti: “niente superlativi”, “niente ‘spero stiate bene’”, “non concedere sconti”. Copilot rispetta i vincoli negativi meglio di quanto indovini le intenzioni.
Cosa non delegare a Copilot quando vendi
- Importi, sconti e condizioni contrattuali: vanno scritti a mano, sempre. Una bozza con un numero inventato che sfugge alla revisione è un danno commerciale reale.
- Impegni vincolanti (tempi di consegna garantiti, penali, SLA): la bozza può proporli, ma la versione finale richiede la tua firma mentale, non quella del modello.
- La relazione nei momenti delicati: una trattativa che si incrina, un reclamo serio, una scusa dovuta. Lì serve il telefono, non un prompt.
E vale la regola generale della serie: ogni output di Copilot è una bozza da rileggere. Il mittente sei tu, non il modello. Se l’adozione in azienda stenta, le cause sono quasi sempre organizzative — ne abbiamo scritto in perché l’adozione di Copilot fallisce nelle PMI.
E Copilot for Sales?
Tutto quello che hai letto funziona con la licenza Microsoft 365 Copilot standard. Esiste anche Microsoft Copilot for Sales, un add-on pensato per i team che lavorano su un CRM (Dynamics 365 Sales o Salesforce): porta i dati delle opportunità dentro Outlook e Teams e aggiorna il CRM dalle conversazioni. Per una PMI con processo commerciale strutturato e CRM già adottato può essere il passo successivo naturale — ne parliamo in Dynamics 365 Sales e Customer Service con Copilot. Ma il consiglio operativo è: prima sfrutta a fondo la licenza standard con questi 10 pattern, poi valuta l’upgrade con dati alla mano.
Da dove cominciare
Tre mosse concrete per la settimana prossima:
- Scarica la Copilot Prompt Library e condividila col team commerciale: i prompt che funzionano vanno documentati, non tramandati a voce.
- Misura la maturità della tua azienda con il Copilot Readiness Assessment gratuito.
- Se vuoi un percorso formativo strutturato sull’AI in azienda, parti dal percorso Copilot & AI o parla con un nostro consulente.
Gli altri articoli della serie: Outlook · Word · Excel · Teams.