TrackingOnMail vive dentro Outlook per Windows e tiene d'occhio le email che tu scegli di tracciare. Per ciascuna registra due segnali: l'apertura del messaggio e i clic sui link che contiene. Lo stato è visibile sul messaggio inviato — è stata aperta?, sono stati cliccati i link? — così quando prepari un follow-up sai se l'offerta è stata almeno guardata e se il destinatario è arrivato al documento. È pensato per un follow-up informato, non per sorvegliare: traccia ciò che conta, non tutta la posta.
Vogliamo essere onesti su come funziona, perché un dato di tracciamento va interpretato e non preso alla lettera. L'apertura è misurata con un piccolo pixel immagine: tecnologie come l'Apple Mail Privacy Protection e il blocco delle immagini lato client possono falsare il dato, generando falsi negativi (aperture reali non rilevate) e falsi positivi (precaricamenti contati come aperture). Per questo l'apertura è un'indicazione approssimativa, non una certezza. I clic sui link sono più affidabili, perché si basano sul reindirizzamento del link e registrano un'azione concreta del destinatario. Te lo diciamo apertamente: è un punto di fiducia, non un difetto da nascondere.
Sul fronte privacy siamo altrettanto chiari. Tracciare aperture e clic dei destinatari è a tutti gli effetti un trattamento di dati personali: va fatto con trasparenza e con una base giuridica adeguata. Per questo TrackingOnMail è posizionato per le email operative e commerciali verso contatti con cui esiste già una relazione — offerte, preventivi, documenti, comunicazioni importanti — e non per invii massivi a freddo o spam. I dati raccolti restano nel tenant Microsoft 365 della tua azienda, non su sistemi esterni. Prima di adottarlo, verifica le condizioni del tuo caso specifico con il tuo consulente o DPO.
