Studio di ingegneria 15 persone: gestione documentale per commessa con SharePoint e Copilot
Studio di ingegneria riorganizza progetti e commesse su SharePoint con versioning e metadati, usa Copilot per redigere relazioni tecniche e Teams per il coordinamento.
- Cliente
- Studio di ingegneria multidisciplinare
- Settore
- Ingegneria / Progettazione
- Sede
- Novara
- Dimensione
- 15 persone
01 — Il contesto
Situazione di partenza
Studio di ingegneria multidisciplinare con 15 persone fra strutturisti, impiantisti e geometri. Elaborati e documenti di commessa erano sparsi su cartelle di rete senza una struttura condivisa: stesse relazioni salvate in piu copie (rev_def, rev_def_OK, rev_finale_2), nessuna certezza su quale fosse l'ultima versione e tempo perso ogni giorno a cercare il file giusto o a chiedere ai colleghi. La redazione delle relazioni tecniche partiva quasi sempre da zero per la fatica di ritrovare i testi delle commesse precedenti.
02 — La soluzione
Soluzione SynSphere
Abbiamo riorganizzato l'intera gestione documentale su SharePoint con una raccolta per commessa: una struttura di cartelle standard (rilievo, calcoli, elaborati grafici, relazioni, pratiche), il versioning automatico al posto delle copie manuali e colonne di metadati (cliente, numero commessa, disciplina, stato) per filtrare e ritrovare ogni documento in pochi secondi. I permessi sono assegnati per team di progetto, cosi ogni professionista vede solo le commesse che gli competono.
Su questa base abbiamo introdotto Microsoft 365 Copilot per accelerare il lavoro di redazione: bozze di relazioni tecniche a partire da calcoli ed elaborati gia in archivio, riassunti dei documenti di commessa e ricerche mirate fra le pratiche storiche, con risposte ancorate ai contenuti dello studio. Microsoft Teams e diventato il punto unico di coordinamento, con un team per commessa collegato alla raccolta SharePoint, riunioni di avanzamento e chat al posto delle catene email. Abbiamo completato con la migrazione a Microsoft 365 e la formazione del personale su versioning, metadati e prompt utili per i casi d'uso tipici dello studio.
03 — I risultati
Risultati misurabili
- Tempo per ritrovare un elaborato di commessa ridotto di circa il 70%
- Una sola versione ufficiale per ogni documento, addio alle copie rev_finale duplicate
- Prima bozza delle relazioni tecniche pronta in circa il 50% di tempo in meno con Copilot
- Coordinamento di commessa accentrato in Teams, meno email interne e handover piu rapidi
- Onboarding di nuovi collaboratori piu veloce grazie a struttura e metadati condivisi
Tecnologie utilizzate
Stack tecnologico applicato per il progetto.
Prodotti SynSphere coinvolti
Approfondisci i prodotti del catalogo SynSphere applicati in questo case study.
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