Società di consulenza a Genova: Copilot e Teams Phone integrati
Adozione guidata di Microsoft 365 Copilot per ridurre il lavoro ripetitivo e telefonia portata in Teams Phone: meno tempo su verbali e ricerche, un solo strumento.
- Cliente
- Società di consulenza 30 persone
- Settore
- Consulenza / Servizi professionali
- Sede
- Genova
- Dimensione
- 30 persone
01 — Il contesto
Situazione di partenza
Una società di consulenza di Genova, una trentina di persone tra senior e analisti, perdeva ore ogni settimana in attività ripetitive: stesura di verbali post-riunione, sintesi di documenti lunghi e ricerche tra contratti e relazioni sparsi su email e archivi condivisi. In parallelo, il centralino telefonico tradizionale era un costo fisso a se stante, scollegato dalla suite usata ogni giorno: chiamate, chat e riunioni vivevano su sistemi diversi, con numeri non raggiungibili da remoto e nessuna integrazione con la rubrica aziendale.
02 — La soluzione
Soluzione SynSphere
Abbiamo avviato l'adozione di Microsoft 365 Copilot con un percorso strutturato, non con una semplice attivazione delle licenze: prima un assessment dei task ripetitivi per individuare i casi d'uso a più alto ritorno (verbali, sintesi, ricerca documentale), poi sessioni di formazione mirate per ruolo e una libreria di prompt condivisa. Copilot in Teams genera la sintesi e i punti azione delle riunioni, in Word riassume e confronta documenti, e con la ricerca aziendale recupera in pochi secondi clausole e precedenti dispersi nei contenuti su Microsoft 365.
In una seconda fase abbiamo portato la telefonia dentro la suite con Microsoft Teams Phone: numeri assegnati agli utenti, segreteria con trascrizione, deviazioni e rubrica integrata, raggiungibili dallo stesso client usato per chat e riunioni. Così chiamate, messaggi e collaborazione vivono in un unico strumento, anche in mobilità, e il vecchio centralino separato e stato dismesso. Adozione e impatto sono stati misurati con metriche concordate, per distinguere l'uso reale dal semplice numero di licenze attive.
03 — I risultati
Risultati misurabili
- Tempo dedicato a verbali e sintesi delle riunioni ridotto di circa il 60%
- Oltre l'80% delle persone utilizza Copilot ogni settimana entro il primo trimestre
- Ricerca di clausole e precedenti contrattuali da diversi minuti a pochi secondi
- Centralino tradizionale dismesso: telefonia consolidata in Teams Phone, raggiungibile anche da remoto
- Un solo strumento per chiamate, chat e riunioni, con meno costi e meno passaggi tra applicazioni
Tecnologie utilizzate
Stack tecnologico applicato per il progetto.
Prodotti SynSphere coinvolti
Approfondisci i prodotti del catalogo SynSphere applicati in questo case study.
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