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Societa di consulenza a Genova: Copilot e Teams Phone integrati

Adozione guidata di Microsoft 365 Copilot per ridurre il lavoro ripetitivo e telefonia portata in Teams Phone: meno tempo su verbali e ricerche, un solo strumento.

Cliente
Societa di consulenza 30 persone
Settore
Consulenza / Servizi professionali
Sede
Genova
Dimensione
30 persone

01 — Il contesto

Situazione di partenza

Una societa di consulenza di Genova, una trentina di persone tra senior e analisti, perdeva ore ogni settimana in attivita ripetitive: stesura di verbali post-riunione, sintesi di documenti lunghi e ricerche tra contratti e relazioni sparsi su email e archivi condivisi. In parallelo, il centralino telefonico tradizionale era un costo fisso a se stante, scollegato dalla suite usata ogni giorno: chiamate, chat e riunioni vivevano su sistemi diversi, con numeri non raggiungibili da remoto e nessuna integrazione con la rubrica aziendale.

Soluzione SynSphere

Abbiamo avviato l'adozione di Microsoft 365 Copilot con un percorso strutturato, non con una semplice attivazione delle licenze: prima un assessment dei task ripetitivi per individuare i casi d'uso a piu alto ritorno (verbali, sintesi, ricerca documentale), poi sessioni di formazione mirate per ruolo e una libreria di prompt condivisa. Copilot in Teams genera la sintesi e i punti azione delle riunioni, in Word riassume e confronta documenti, e con la ricerca aziendale recupera in pochi secondi clausole e precedenti dispersi nei contenuti su Microsoft 365.

In una seconda fase abbiamo portato la telefonia dentro la suite con Microsoft Teams Phone: numeri assegnati agli utenti, segreteria con trascrizione, deviazioni e rubrica integrata, raggiungibili dallo stesso client usato per chat e riunioni. Cosi chiamate, messaggi e collaborazione vivono in un unico strumento, anche in mobilita, e il vecchio centralino separato e stato dismesso. Adozione e impatto sono stati misurati con metriche concordate, per distinguere l'uso reale dal semplice numero di licenze attive.

03 — I risultati

Risultati misurabili

  • Tempo dedicato a verbali e sintesi delle riunioni ridotto di circa il 60%
  • Oltre l'80% delle persone utilizza Copilot ogni settimana entro il primo trimestre
  • Ricerca di clausole e precedenti contrattuali da diversi minuti a pochi secondi
  • Centralino tradizionale dismesso: telefonia consolidata in Teams Phone, raggiungibile anche da remoto
  • Un solo strumento per chiamate, chat e riunioni, con meno costi e meno passaggi tra applicazioni

Tecnologie utilizzate

Stack tecnologico applicato per il progetto.

Prodotti SynSphere coinvolti

Approfondisci i prodotti del catalogo SynSphere applicati in questo case study.