Prima di ferie, una trasferta o un periodo di assenza, conviene impostare lo stato Fuori sede in Microsoft Teams. Non è la stessa cosa del semplice “messaggio di stato”: il Fuori sede (Out of Office) scrive le risposte automatiche di Outlook, imposta lo stato Teams su Fuori sede (icona viola) e — se vuoi — si attiva e disattiva da solo in un intervallo di date che pianifichi in anticipo.
Questa guida mostra la procedura completa su Teams desktop, la differenza con il messaggio di stato e l’interazione con Outlook.
Fuori sede ≠ messaggio di stato: la differenza che conta
Sono due cose diverse e spesso confuse:
| Messaggio di stato | Fuori sede (Out of Office) | |
|---|---|---|
| Cosa fa | Mostra una nota sotto il tuo nome in Teams | Imposta lo stato Fuori sede e le risposte automatiche email |
| Risponde alle email | No | Sì, automaticamente (via Outlook/Exchange) |
| Pianificabile a date | Solo con scadenza semplice | Sì, con data/ora di inizio e fine |
| Si sincronizza con Outlook | No | Sì (è la stessa impostazione) |
Per la nota informale di tutti i giorni (es. “in riunione fino alle 15”) usa il messaggio di stato — lo spieghiamo nella guida operativa a Microsoft Teams. Per un’assenza vera (ferie, malattia, trasferta) usa il Fuori sede, qui sotto.
Impostare il Fuori sede da Teams (desktop)
- Clicca sulla tua immagine del profilo in alto a destra.
- Clicca sul tuo stato attuale (es. “Disponibile”) → in fondo scegli Fuori sede. In alternativa: Impostazioni (⚙️) → Generale → sezione Fuori sede → Pianifica.
- Nella finestra Fuori sede, attiva l’interruttore «Attiva risposte automatiche».
- Scrivi il messaggio che chi ti scrive riceverà automaticamente (vedi modello sotto).
- (Opzionale ma consigliato) spunta «Invia risposte anche a mittenti esterni» e decidi se rispondere a tutti gli esterni o solo ai tuoi contatti. Puoi scrivere un testo diverso per gli esterni.
- (Per pianificare) spunta «Invia risposte solo durante un periodo di tempo» e imposta data/ora di inizio e fine: il Fuori sede si attiva e si disattiva da solo.
- Salva.
Durante il periodo attivo, il tuo stato Teams diventa Fuori sede (icona viola) e chi ti scrive in chat vede il messaggio automatico prima ancora di digitare.
Si sincronizza con Outlook (è la stessa impostazione)
Il Fuori sede di Teams è la funzione Risposte automatiche di Outlook: imposti da una parte, vale anche dall’altra. Quindi:
- Se l’hai già configurato in Outlook (File → Risposte automatiche, o sul web ⚙️ → Risposte automatiche), in Teams risulta già attivo.
- Il messaggio e le date sono condivisi: modificarli in Teams li cambia in Outlook e viceversa.
Per la gestione lato Outlook (risposte automatiche, posta posticipata, archiviazione durante l’assenza) vedi la nostra guida al Fuori sede in Outlook.
Un modello di messaggio Fuori sede che funziona
Sono assente dal 3 al 17 agosto e avrò accesso limitato alla posta. Per urgenze operative contatta Mario Rossi (mario.rossi@azienda.it, +39 02 000000). Per questioni commerciali scrivi a info@azienda.it. Risponderò al mio rientro. Grazie.
Buone pratiche:
- Indica sempre un contatto alternativo per le urgenze: evita clienti bloccati.
- Metti date precise di rientro, non “a breve”.
- Tieni un testo più sobrio per gli esterni (clienti/fornitori) rispetto a quello interno.
Disattivare il Fuori sede
Se non hai impostato un periodo con date, il Fuori sede resta attivo finché non lo togli a mano: profilo → stato → Fuori sede → disattiva Risposte automatiche (oppure da Outlook → Disattiva). Se invece hai pianificato le date, si spegne da solo alla data di fine.
Su smartphone
Sull’app Teams mobile: tocca la tua immagine profilo → Impostazioni → Generale → Fuori sede. In alternativa imposti tutto dall’app Outlook mobile (profilo → ⚙️ → Risposte automatiche): essendo la stessa funzione, si riflette in Teams.
Per i team: una regola condivisa fa la differenza
Nelle PMI il Fuori sede “fatto bene” riduce i clienti lasciati senza risposta e i colleghi che si rimbalzano le richieste. Vale la pena concordare uno standard aziendale (contatto di backup obbligatorio, formato date, testo per esterni). Se vuoi impostarlo come prassi sul tuo tenant Microsoft 365 — o formare il team su Teams e Outlook — vedi la formazione Microsoft 365 personalizzata o parla con un consulente SynSphere.