La telefonata tipo è questa: «non riesco più ad aprire la cartella che mi avete condiviso». A chiamare è il commercialista, il consulente del lavoro, lo studio legale o un cliente. Il link è lo stesso di sempre, dentro non è cambiato nulla, eppure ora vede accesso negato.
Non è un guasto e non è colpa del link: da luglio 2026 SharePoint e OneDrive autenticano gli utenti esterni tramite Microsoft Entra B2B, e chi era stato invitato con il vecchio codice monouso di SharePoint Online — senza avere un account guest nella directory — resta fuori.
In sintesi
- Cambia dove viene autenticato l’ospite: non più in SharePoint Online, ma in Microsoft Entra B2B.
- Il codice monouso (OTP) non è stato eliminato: resta il metodo predefinito con cui Entra B2B autentica gli ospiti.
- Chi ha già un account guest nella directory non si accorge di nulla. Chi non ce l’ha vede accesso negato.
- Non serve ricondividere i link: basta che l’account guest esista.
- Non c’è opt-out e non si può scegliere la data: il rollout è automatico su tutti i tenant.
Cosa è cambiato davvero
Storicamente, quando condividevi un file con un indirizzo esterno, SharePoint Online poteva autenticare quella persona per conto proprio, mandandole un codice monouso via email. L’ospite riceveva il codice, lo inseriva e apriva il documento: nella directory aziendale non compariva nulla.
Con l’integrazione in Entra B2B, l’autenticazione degli ospiti si sposta nel provider di identità centrale di Microsoft 365. In pratica: perché un esterno acceda, deve esistere un account guest che lo rappresenta nella directory.
La conseguenza è tutta qui: gli ospiti invitati “alla vecchia maniera”, che non hanno mai generato un account guest, non hanno più un’identità con cui presentarsi — e vengono bloccati.
Attenzione a un equivoco frequente: non è stato ritirato il codice monouso. Entra B2B continua a usarlo come metodo predefinito per gli ospiti. Cambia il punto in cui la verifica avviene, non l’esperienza di chi riceve il codice.
Chi è a rischio (e chi no)
| Situazione | Impatto |
|---|---|
| Esterno con account guest già nella directory | Nessuno: continua ad accedere normalmente |
| Esterno invitato con OTP di SharePoint, senza account guest | Accesso negato finché non viene creato l’account |
| Link di tipo “Chiunque” (anonimi) | Nessun impatto: continuano a funzionare |
| Condivisione interna fra colleghi | Nessun impatto |
Il profilo più esposto in una PMI è il collaboratore esterno di lunga data: il commercialista che da tre anni scarica i documenti dalla stessa cartella e a cui nessuno ha mai “fatto un account”. Proprio perché è un rapporto consolidato, è anche quello che nessuno pensa di verificare.
Come trovare gli ospiti scoperti prima che chiamino
L’approccio reattivo (aspettare la segnalazione) è il peggiore: la scopri quando il consulente è già bloccato, magari sotto scadenza fiscale. Meglio anticipare.
A livello di sito, SharePoint mette a disposizione il report di condivisione esterna: generandolo si ottiene l’elenco delle condivisioni verso l’esterno. La colonna da leggere è User E-mail, che riporta gli ospiti invitati tramite codice monouso di SharePoint Online e privi di account guest in Entra B2B. Sono esattamente quelli che rischiano il blocco.
Il metodo di lavoro che consigliamo:
- Fai l’elenco dei siti che condividi con l’esterno — di solito in una PMI sono pochi e noti: contabilità, documenti verso clienti, cartelle di progetto con fornitori.
- Genera il report di condivisione esterna su ciascuno e raccogli gli indirizzi dalla colonna
User E-mail. - Incrocia con le persone che contano davvero: consulenti attivi, clienti con pratiche aperte, fornitori in corso d’opera. Chi non lavora più con voi è l’occasione per fare pulizia, non per creare un account.
- Crea in anticipo l’account guest in Microsoft Entra B2B per chi resta.
Per una ricognizione più ampia degli ospiti già presenti nel tenant — chi sono, da quanto, cosa vedono — abbiamo pubblicato un toolkit PowerShell dedicato agli utenti guest ed esterni: utile per fare inventario e pulizia periodica, che è comunque buona igiene indipendentemente da questo cambio.
Cosa NON devi fare
Su questo tema circolano indicazioni sbagliate che fanno perdere tempo:
- Non serve ricondividere i file o rigenerare i link. Una volta che l’account guest esiste, i link condivisi in precedenza tornano a funzionare.
- Non toccare i link “Chiunque”: non sono impattati. (Semmai, valuta se ti servono davvero: sono la forma di condivisione più rischiosa.)
- Non cercare l’opzione per rimandare o disattivare il cambio: non esiste opt-out, e la data non è selezionabile — i tenant vengono processati automaticamente dai sistemi di rollout Microsoft.
- Non contare sull’abilitazione manuale anticipata: la finestra per attivare in anticipo l’integrazione si è chiusa a fine aprile 2026. Oggi resta solo il lavoro di preparazione sugli ospiti.
Quando l’account guest viene creato da solo
Un account guest in Entra B2B nasce quando si verifica una di queste condizioni:
- un file, una cartella o un sito viene condiviso o ricondiviso con quell’ospite;
- un sito era già stato condiviso con lui in precedenza;
- l’amministratore lo crea manualmente nella directory.
Se l’account esiste già, non vengono creati duplicati. Questo significa che una parte degli ospiti si sistemerà da sé alla prossima condivisione — ma è una rete di sicurezza, non un piano: per le persone che vi servono ogni giorno conviene creare l’account prima.
L’occasione da non sprecare
Un cambio così è anche il momento buono per guardare in faccia la condivisione esterna, che nelle PMI cresce per sedimentazione: cartelle aperte anni fa, consulenti che non lavorano più con voi, link “Chiunque” creati per fare in fretta e mai revocati.
Le domande giuste sono tre: chi ha accesso a cosa dall’esterno, da quando, e serve ancora. Se la risposta all’ultima è no, l’accesso va tolto — è il modo più economico di ridurre superficie di rischio. Sul come impostare le fondamenta del tenant abbiamo una checklist di hardening Microsoft 365, e per capire come è strutturata la condivisione in SharePoint può servire la guida su cos’è SharePoint e a cosa serve.
Domande frequenti
Il mio commercialista deve creare un account Microsoft? No. L’account guest lo create voi nella vostra directory, e lui continua ad autenticarsi con il codice monouso che riceve via email, come prima.
Devo comprare licenze per gli ospiti? Gli account guest di Entra B2B non sono utenti aziendali licenziati come i dipendenti. Per lo scenario tipico — accesso a documenti condivisi — non si acquista una licenza Microsoft 365 per ciascun esterno. Se hai dubbi sul tuo caso specifico, verificalo prima di procedere.
Come faccio a sapere se il mio tenant è già stato aggiornato? Il riferimento autorevole è il Message center del tuo tenant (interfaccia di amministrazione Microsoft 365 → Integrità → Message center), dove Microsoft pubblica le comunicazioni relative al rollout sul tuo ambiente.
Vale anche per i file su OneDrive? Sì, il cambio riguarda sia SharePoint sia OneDrive.
E se un ospite non serve più? È l’occasione per rimuoverlo. Un accesso esterno che nessuno usa è solo rischio: vedi anche come interrompere una condivisione e modificare le autorizzazioni.
Come ti aiutiamo
Se non sai da dove cominciare — o se hai decine di siti e non hai idea di quanti esterni siano coinvolti — è esattamente il tipo di lavoro che facciamo dentro l’assistenza Microsoft 365 gestita: censimento degli accessi esterni, creazione degli account guest per chi serve, pulizia di quelli obsoleti e regole di condivisione che reggano nel tempo.
Parla con un nostro consulente: partiamo da una ricognizione della tua condivisione esterna, senza impegno.
Fonte: FAQ Microsoft Learn sull’integrazione di SharePoint e OneDrive con Microsoft Entra B2B. Le tempistiche esatte del rollout sul tuo ambiente sono pubblicate nel Message center del tuo tenant. Articolo aggiornato a luglio 2026.