Se usi Microsoft 365, SharePoint ce l’hai già — anche se forse non sai bene cosa sia o a cosa serva. È uno degli strumenti più potenti (e più sottoutilizzati) della suite. In questa guida lo spieghiamo in parole semplici, chiarendo anche la confusione tipica con OneDrive e Teams.
Cos’è SharePoint
Microsoft SharePoint è la piattaforma di Microsoft 365 per gestire documenti e creare l’intranet aziendale. In pratica è il luogo dove l’azienda conserva, organizza e condivide i file in modo strutturato — con permessi, cronologia delle versioni e ricerca — al posto della classica “cartella di rete” o dei file sparsi sui PC.
Esiste in due forme: SharePoint Online (cloud, incluso in Microsoft 365 — quello che usa la grande maggioranza delle PMI) e SharePoint Server (on-premise, sempre più raro).
A cosa serve, in concreto
- Document management: librerie di documenti con versioning, check-in/out, metadati e ricerca potente.
- Intranet aziendale: siti e pagine per comunicazioni interne, policy, modulistica, news.
- Collaborazione: più persone lavorano sullo stesso documento, con permessi granulari per reparto/progetto.
- Automazione: si integra con Power Automate per approvazioni e flussi documentali.
- Fondamenta di Teams: ogni team di Microsoft Teams archivia i suoi file proprio in SharePoint.
SharePoint, OneDrive o Teams? Chiariamo
È la confusione più comone. In realtà lavorano insieme:
| Strumento | A cosa serve |
|---|---|
| OneDrive | I tuoi file personali di lavoro (la “cartella documenti” nel cloud) |
| SharePoint | I file e i siti condivisi dell’azienda/reparto/progetto |
| Teams | La chat e le riunioni — ma i file che condividi in Teams vivono in SharePoint |
Regola pratica: “mio” → OneDrive; “nostro” → SharePoint; “ne parliamo” → Teams.
Perché conviene a una PMI
- Fine del caos dei file: una struttura unica e cercabile al posto di cartelle di rete e allegati email.
- Niente più “versione_finale_2_OK.docx”: il versioning tiene la cronologia, si lavora su un solo file.
- Accesso sicuro ovunque: da ufficio, casa o mobile, con i permessi giusti (Microsoft Entra ID).
- Già pagato: è incluso in Microsoft 365 — spesso è solo da configurare bene.
Da dove iniziare
Il segreto non è “accendere SharePoint”, ma progettare l’architettura: quali siti, per quali reparti/progetti, con quali permessi e quale struttura di librerie. Una migrazione mal pianificata dal file server replica solo il caos in cloud.
In SynSphere progettiamo e implementiamo SharePoint per le PMI: architettura dei siti, migrazione dal file server, permessi, intranet e formazione. È anche la base ideale per costruire dashboard con Power BI e per ottimizzare ciò che già paghi senza costi nascosti su Microsoft 365.
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