Come disattivare (o nascondere) il pulsante Copilot in Microsoft Office

Da marzo 2026 Microsoft ha esteso a tutti gli utenti Microsoft 365 — anche quelli senza licenza Copilot Pro o Microsoft 365 Copilot — un pulsante Copilot fisso nella ribbon di Word, Excel, PowerPoint, Outlook e OneNote. Cliccando si apre il pannello laterale Copilot che, in assenza di licenza, mostra un invito all’upgrade. È diventato il fastidio numero uno delle ultime build, perché:

• Occupa spazio nella ribbon su laptop con schermo piccolo.
• Si attiva con scorciatoie di tastiera in conflitto con altre azioni.
• In Outlook, sostituisce il classico pulsante “Compila” quando si scrive un messaggio.

Buona notizia: si può nascondere, sia singolarmente sia centralmente per tutta l’azienda. Vediamo come.

Lato utente: nascondere il pulsante nella propria copia di Office

In Word, Excel, PowerPoint (build Microsoft 365 ≥ Version 2403):

1. File → Opzioni → Copilot.
2. Togliere la spunta a “Mostra Copilot sulla barra multifunzione”.
3. Riavviare l’applicazione.

In Outlook (nuova versione, default da gennaio 2025):

1. Aprire Impostazioni (icona ⚙️ in alto a destra).
2. Generale → Copilot.
3. Disattivare “Mostra esperienze di Copilot”.

Outlook “classico” (perpetual): tasto destro sul pulsante Copilot nella ribbon → Rimuovi dalla barra multifunzione. Riappare al prossimo update, va rimosso nuovamente.

Lato azienda: disattivare Copilot per tutti via Intune

Se in azienda ci sono solo poche licenze Copilot e si vuole evitare che gli utenti senza licenza siano disturbati dal pulsante, la via centralizzata è una Configuration Profile in Microsoft Intune (admin center → Devices → Configuration profiles → Create profile → Windows 10 and later → Settings catalog).

Le impostazioni da cercare nel catalogo:

Assegnare il profilo a un gruppo di dispositivi o utenti (tipicamente All Users meno il gruppo Copilot Licensed Users). Dopo la prossima sincronizzazione policy (max 8 ore) il pulsante scompare in modo trasparente.

Lato dominio: Group Policy on-premises

Per chi gestisce ancora Active Directory tradizionale e non Intune, gli stessi setting sono disponibili nei ADMX Office templates ufficiali Microsoft (scaricabili da aka.ms/office-admx):

• Importare gli ADMX in \\dominio.local\SYSVOL\dominio.local\Policies\PolicyDefinitions.
• In Group Policy Management → User Configuration → Administrative Templates → Microsoft Office 2016 (alias usato anche per Microsoft 365 Apps) → Privacy → Configure Copilot integration in Office applications → Disabled.
• Eseguire gpupdate /force su un client di test per verificare l’applicazione.

Quando non disattivarlo: il caso d’uso “Copilot Chat free”

Da gennaio 2026 anche gli utenti senza licenza Microsoft 365 Copilot hanno accesso gratuito a Copilot Chat, la versione consumer integrata in Office: risponde a prompt generici (riassumere un testo selezionato, riformulare un paragrafo, generare bullet point) ma non legge i dati aziendali del tenant. Per molte PMI è già abbastanza per iniziare a sperimentare l’AI in scrittura ed Excel senza pagare 28-30€/utente/mese (vedi Copilot Chat free vs Microsoft 365 Copilot).

Se questo è il caso, non disattivare il pulsante: tenere accessibile la funzione gratuita è un primo passo a basso costo verso l’adozione AI in azienda. Dopo 6-8 settimane si valuta se gli utenti l’hanno effettivamente usata e se ha senso passare alle licenze full Copilot per il sottoinsieme che ne ricava più valore — la metodologia di rollout è la stessa che applichiamo nei nostri progetti di Copilot readiness pre-rollout.

In sintesi

Se la gestione delle policy Intune o degli ADMX Office è terra inesplorata, SynSphere supporta le PMI italiane nella configurazione del tenant Microsoft 365 e nella governance dell’AI in azienda: parla con un consulente.