Immagina una PMI di trenta persone, lunedì mattina. Il commerciale prepara la revisione trimestrale con un cliente: apre Outlook, invita quattro colleghi e due persone del cliente, aggiunge la riunione Teams. Alle 10 il cliente scrive «sono in attesa da cinque minuti». Alle 10:40 un esterno condivide per sbaglio il proprio desktop. Il giorno dopo la responsabile qualità chiede la registrazione e nessuno la trova.
Tre incidenti, tre meccanismi diversi, nessun guasto: sono impostazioni predefinite che nessuno ha mai guardato.
Pianificare: il pulsante e il tetto
Il componente aggiuntivo Riunione di Teams per Outlook richiede una casella Exchange per l’organizzatore, ed è quella che va usata per pianificare: con più account nello stesso profilo, il pulsante «non c’è» quasi sempre perché sull’appuntamento è attivo l’account sbagliato.
L’altro vincolo si decide prima, e non è un’opzione: il tetto di 300 partecipanti interattivi vale per Microsoft 365 Business Basic, Business Standard e Business Premium, per Teams Essentials e per Microsoft 365 A1. Sui piani di fascia superiore la capienza è più alta, ma dipende dal piano: non si alza cambiando un’impostazione.
Sala d’attesa: tre interruttori, non uno
Il cliente che aspetta non è un guasto. La sala d’attesa è governata da tre interruttori distinti nelle Opzioni riunione: chi può evitarla, se può evitarla chi entra dal telefono, e chi può ammettere dalla sala d’attesa. È il terzo a sorprendere: vale per impostazione predefinita Organizzatori e relatori, ed è un default che l’organizzatore sovrascrive dalle Opzioni riunione. Se hai lasciato tutti come relatori, chiunque può far entrare chiunque — e se nessuno guarda, il cliente resta fuori.
Poi c’è la leva che non sta lì: Anonimi e chiamanti telefonici possono avviare una riunione è un’impostazione delle policy di amministrazione, disattivata per default, che si applica soltanto se Chi può evitare la sala d’attesa è impostato su Tutti. Con qualunque altro valore, accenderla non cambia niente.
Attenzione però: quei valori sono default, non regole. Per imporli servono modelli di riunione o etichette di riservatezza, quindi Teams Premium — che però non supportano Chi può ammettere dalla sala d’attesa, il quale resta modificabile dall’organizzatore.
Ruoli: perché un esterno condivide il tuo schermo
Teams distingue organizzatore, co-organizzatore, relatore e partecipante, e chi può condividere lo schermo dipende da chi entra come relatore. Il default lavora contro di te: Chi può presentare è una policy per-utente il cui valore predefinito è Tutti e che vale per tutte le riunioni e gli eventi. Ogni esterno entra quindi come relatore. L’organizzatore lo cambia dalle proprie Opzioni riunione, ed è la prima cosa da fare quando in chiamata c’è un cliente.
Registrare: il file non è «dentro Teams»
Teams mostra la registrazione, ma il file sta altrove — ed è da qui che nascono tutti i «non la trovo». Dove finisce dipende dal tipo di riunione: le riunioni non di canale vanno nel OneDrive dell’organizzatore, le riunioni di canale nel sito SharePoint del canale, con i permessi del canale. Eliminare una registrazione significa quindi cancellare quel file, non toglierla «da Teams».
Neanche la durata si decide in riunione. La scadenza predefinita è di 120 giorni e l’amministratore la può cambiare, ma il nuovo valore vale solo per le registrazioni create dopo la modifica: sulle riunioni già registrate non si applica. Per sapere chi c’era davvero, invece, servono i report di partecipazione.
Ti diamo una mano sul tuo tenant
Il pattern è sempre lo stesso: i default restano intatti, il cliente aspetta mentre chiunque può condividere il desktop. Standardizzare le policy delle riunioni è un intervento breve, che si ripaga alla prima call. Lo facciamo dentro l’Assistenza Microsoft 365 gestita, partendo dai default del tuo tenant. Se vuoi capire come sono configurate oggi le tue riunioni, parliamone: la prima verifica la facciamo insieme, sul tuo Microsoft Teams.
Domande frequenti
Dove finisce la registrazione di una riunione Teams e per quanto tempo resta?
Dipende dal tipo di riunione: le riunioni non di canale finiscono nel OneDrive dell’organizzatore, le riunioni di canale nel sito SharePoint del canale, con i permessi del canale. La scadenza predefinita è di 120 giorni e l’amministratore la può cambiare, ma il nuovo valore vale solo per le registrazioni create dopo la modifica: sulle riunioni già registrate non si applica.
Come funziona la sala d’attesa di Teams e chi può ammettere i partecipanti?
La sala d’attesa ha tre interruttori distinti nelle Opzioni riunione: chi può evitarla, se può evitarla chi entra dal telefono e chi può ammettere dalla sala d’attesa. Quest’ultimo vale per impostazione predefinita Organizzatori e relatori ed è un default che l’organizzatore sovrascrive dalle Opzioni riunione, quindi anche un relatore può far entrare qualcuno. Una quarta leva sta nelle policy di amministrazione: Anonimi e chiamanti telefonici possono avviare una riunione, disattivata per default e applicabile soltanto se chi può evitare la sala d’attesa è impostato su Tutti.
Quante persone possono partecipare a una riunione Teams con Business Premium?
Il tetto di 300 partecipanti interattivi vale per Microsoft 365 Business Basic, Business Standard e Business Premium, per Teams Essentials e per Microsoft 365 A1. Sui piani di fascia superiore la capienza è più alta, ma con Business Premium 300 è il tetto: la capienza dipende dal piano, non dalle Opzioni riunione, e non si alza cambiando un’impostazione.