Fattura proforma: template Excel per PMI con totali automatici e registro dei documenti emessi

«Ti mando la proforma, appena arriva il bonifico emetto la fattura.» È una frase che in molte PMI italiane si pronuncia ogni settimana: il cliente nuovo che paga anticipato, l’acconto chiesto prima di avviare la commessa, il cliente estero che per sbloccare il pagamento vuole un documento completo di tutti i dati. Il problema, di solito, non è la proforma in sé: è come viene prodotta. Spesso è un file Word riciclato dall’ultima occasione, con i totali calcolati a mano, i dati del cliente precedente rimasti in un angolo e nessuna traccia di quali proforma siano state inviate, incassate o convertite in fattura.

La fattura proforma è un documento che anticipa, quasi alla lettera, il contenuto della futura fattura: stessi dati, stesse righe, stessi importi. La differenza decisiva sta nel valore: la proforma non è un documento fiscale — non si registra ai fini IVA e non transita dal Sistema di Interscambio. Serve a chiedere un pagamento, formalizzare un acconto o accompagnare una trattativa ormai chiusa, prima che esista la fattura vera e propria. E proprio perché vive in una zona delicata — assomiglia a una fattura, ma non lo è — conviene maneggiarla con ordine: gli aspetti fiscali, a partire da quando un incasso fa scattare l’obbligo di emettere la fattura definitiva, dipendono dal regime e dal caso concreto, e il riferimento resta il tuo commercialista.

Questa guida presenta un template Excel scaricabile che mette ordine nel flusso: un documento pronto da compilare ed esportare in PDF, con IVA e totali calcolati dalle formule, e un registro che tiene traccia dello stato di ogni proforma emessa. Fa parte della serie “Template Excel per PMI” di SynSphere.

Preventivo, proforma, fattura: tre documenti, tre momenti

Prima del template, vale la pena distinguere tre documenti che nelle PMI si confondono spesso.

Il preventivo vive nella fase commerciale: descrive cosa offri e a quale prezzo, e il cliente è libero di accettarlo, negoziarlo o lasciarlo cadere. Per quella fase la serie ha già un template dedicato a preventivi e listino prezzi.

La proforma arriva dopo, quando l’accordo c’è: è la fotografia della fattura che emetterai, usata per chiedere il saldo o l’acconto. Non ha numerazione fiscale, non concorre alla liquidazione IVA e, per evitare equivoci, riporta sempre una dicitura esplicita che la qualifica come documento non valido ai fini fiscali.

La fattura è il documento fiscale vero e proprio: per la generalità delle imprese italiane è elettronica e passa dal Sistema di Interscambio. Su tempi e modalità di emissione — soprattutto quando incassi prima di fatturare — le regole dipendono dal tipo di operazione e dal regime della tua azienda: prima di adottare stabilmente un flusso “proforma e poi fattura”, fallo validare dal commercialista.

Un capitolo a parte è l’estero: in molti scambi internazionali la proforma invoice è il documento che il cliente usa per autorizzare il pagamento, e in certi casi accompagna le pratiche doganali. Anche qui i requisiti formali li detta il caso specifico — spedizioniere e dogana prima di tutto — così come accade per i documenti di trasporto, per i quali la serie offre un template DDT dedicato.

Scarica il template

Scarica il template “Fattura proforma” (.xlsx)

Il file è pre-popolato con dati di esempio realistici: un’anagrafica con otto clienti fittizi, una proforma completa con più righe, aliquote diverse e totali calcolati, e un registro con documenti in vari stati — così vedi il flusso completo funzionare prima di inserire i tuoi dati. Solo il blocco dell’emittente è un segnaposto dichiarato, da sostituire subito con i dati della tua azienda.

Dentro il file: quattro fogli

Istruzioni

La copertina spiega in che ordine usare i fogli e le convenzioni grafiche della serie: celle azzurre da compilare, celle grigie calcolate dalle formule, righe nere per i totali, più i colori con cui il registro distingue gli stati. Le note operative coprono i punti che generano più dubbi: che cosa è — e soprattutto che cosa non è — la proforma sul piano fiscale, e quando un foglio di calcolo inizia a non bastare più.

Anagrafica clienti

Il foglio da compilare prima del primo documento: una riga per cliente, con ragione sociale, indirizzo, partita IVA, codice fiscale, email o PEC, codice SDI e condizioni di pagamento abituali. È l’elenco che alimenta il menu a tendina del documento: scegli il destinatario e i suoi dati si compilano da soli. Scrivere l’anagrafica una volta sola — invece di ribatterla a ogni proforma — toglie di mezzo il copia-incolla fra file e i dati del cliente precedente dimenticati nella versione nuova.

Fattura proforma: il documento

Il cuore del template, impaginato per la stampa su A4 e l’esportazione in PDF. In testa, due blocchi affiancati: l’emittente, con i dati della tua azienda da scrivere direttamente sul foglio, e il destinatario, che non si ribatte mai — si sceglie dal menu a tendina collegato all’anagrafica, e indirizzo, partita IVA, codice fiscale, PEC e codice SDI si riempiono da soli. Seguono numero e data del documento e la tabella delle righe:

• descrizione del prodotto o servizio;
• quantità e prezzo unitario;
• sconto percentuale di riga;
• aliquota IVA, scelta da menu a tendina fra 22, 10, 5, 4 ed esente;
• importo di riga, calcolato dal foglio al netto dello sconto.

In fondo, il riquadro dei totali lavora da solo: un riepilogo che suddivide imponibile e imposta per ciascuna aliquota usata, poi imponibile complessivo, IVA e totale documento. Chiudono la pagina condizioni di pagamento, IBAN e validità dell’offerta, da compilare in coda al foglio. La dicitura che qualifica il documento come proforma, non valida ai fini fiscali, compare due volte — sotto il titolo e subito dopo i totali: è il dettaglio che più spesso manca nei file improvvisati, ed è quello che evita malintesi con il cliente e con chi tiene la contabilità.

Registro delle proforma

Il foglio che nei flussi improvvisati manca quasi sempre: l’elenco dei documenti emessi. Una riga per proforma — numero, data, cliente, imponibile, IVA e totale — e uno stato scelto da menu a tendina: inviata, accettata o fatturata, ciascuno con il proprio colore. Le colonne finali collegano ogni proforma al suo esito: il riferimento della fattura definitiva e una nota libera. In fondo al foglio, i contatori calcolati dalle formule rispondono alle domande che contano: quante proforma sono ferme in attesa di esito, quante sono già diventate fattura e quanto valore c’è in ciascuno stato.

Dalla proforma all’incasso: il flusso in cinque passi

1. Setup iniziale. Sostituisci i dati segnaposto dell’emittente con quelli della tua azienda, compila condizioni di pagamento, IBAN e validità in coda al documento e porta i tuoi clienti nel foglio Anagrafica clienti. Decidi anche la serie di numerazione delle proforma — un prefisso dedicato, ad esempio “PF”, tiene la sequenza ben distinta da quella delle fatture vere.
2. Compila il documento. Per ogni nuova proforma scegli il destinatario dalla tendina dell’anagrafica, poi inserisci righe, quantità e prezzi; sconti e IVA li gestiscono le tendine e le formule. Rileggi una volta sola: il grosso degli errori dei file fatti a mano — totali sbagliati, aliquote incoerenti, ragione sociale ribattuta male — qui non può accadere; resta da verificare che l’anagrafica sia aggiornata.
3. Esporta e invia. Stampa il foglio in PDF e invialo al cliente con le istruzioni di pagamento. Il PDF, oltre a essere più professionale di un file Excel allegato, congela il documento: quello che il cliente ha ricevuto non cambia se il file sorgente viene aggiornato.
4. Aggiorna il registro. Appena inviata, la proforma entra nel registro con il suo stato. È il passaggio che trasforma il template da modulo di stampa a strumento di gestione: una volta alla settimana, un’occhiata agli stati dice quali clienti vanno sollecitati.
5. Converti e chiudi. All’incasso — o nei termini che hai concordato con il commercialista per il tuo regime — emetti la fattura definitiva con il software di fatturazione elettronica, porta lo stato della proforma a fatturata annotando nel registro il riferimento del documento definitivo, e registra l’incasso in prima nota. Se il pagamento è dilazionato, lo scadenzario aziendale della stessa serie tiene il calendario degli incassi attesi.

Gli errori più comuni

• Trattare la proforma come una fattura. La proforma non va consegnata al commercialista come documento contabile né registrata ai fini IVA: è la fattura definitiva a fare fede. Se il dubbio è “questa operazione andava già fatturata?”, la risposta non sta nel template ma nello studio che ti segue.
• Numerazione mescolata. Usare la stessa sequenza per proforma e fatture genera buchi e doppioni che prima o poi qualcuno dovrà spiegare. Serie separate, sempre.
• Dicitura assente. Un documento che sembra una fattura, ha i totali di una fattura ma non dichiara di non esserlo è un equivoco pronto a nascere — con il cliente, con la banca, con chi tiene la contabilità.
• Proforma inviate e dimenticate. Senza registro, la proforma non incassata non la sollecita nessuno: il documento è partito, il pagamento no, e nessuno se n’è accorto. Gli stati del registro esistono per questo.
• Incassare e rimandare la fattura. L’incasso a fronte di proforma può avere conseguenze sui tempi di fatturazione: è il punto fiscalmente più delicato dell’intero flusso, e la cosa giusta da fare è definire la procedura con il commercialista prima che il caso si presenti.
• Copia-incolla dall’ultimo file. Il classico: ragione sociale del cliente vecchio, prezzo non aggiornato, IBAN superato. Il template centralizza i dati dei clienti nell’anagrafica proprio per togliere di mezzo questa categoria di errori.

Quando il foglio inizia a stare stretto

Per una micro o piccola impresa che emette poche proforma al mese, il template copre il fabbisogno. I segnali che indicano il passaggio a uno strumento integrato sono ricorrenti: il volume cresce e ribattere anagrafiche e righe diventa lavoro doppio; più persone emettono documenti e il file unico va in conflitto; preventivi, ordini e fatture vivono già in altri sistemi e la proforma resta un’isola scollegata.

Il passo naturale per una PMI già su Microsoft 365 è Microsoft Dynamics 365 Business Central: la catena offerta, ordine e fattura diventa un unico flusso, con anagrafiche clienti e listini centralizzati. La proforma smette di essere un file a parte — è un passaggio del processo di vendita — e la fattura elettronica parte dagli stessi dati, senza ribattere nulla. Sul piano direzionale, Microsoft Power BI legge quegli stessi dati e risponde alle domande che il registro Excel può solo abbozzare: quanto valore è in attesa di incasso, quanto tempo passa fra proforma e pagamento, quali clienti pagano puntuali e quali no.

I prossimi passi

1. Scarica il template “Fattura proforma”, sostituisci i dati segnaposto dell’emittente con i tuoi e compila l’anagrafica clienti.
2. Emetti la prossima proforma dal template ed esportala in PDF: il confronto con il file fatto a mano si commenta da solo.
3. Ricostruisci il registro: porta dentro le proforma ancora aperte e assegna a ciascuna uno stato.
4. Definisci con il commercialista la procedura di conversione in fattura per il tuo regime, così il passaggio più delicato del flusso è scritto, non improvvisato.
5. Quando volumi e persone crescono, valuta l’evoluzione verso Business Central e Power BI.

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