Studio notarile 25 collaboratori Bologna: Microsoft Purview + Entra ID PIM per firma digitale sicura e compliance

Progetto 8 mesi con SynSphere come Solutions Partner Security + Modern Work.

Fase 1 (mese 1) — discovery e classification scheme: Workshop con notai per definire schema classificazione documenti, codificato in 5 livelli sensitivity labels Microsoft Purview:

• Pubblico — atti registrati gia depositati Conservatoria (accessibili a tutti i collaboratori per riferimento)
• Interno — corrispondenza professionale, fornitori, gestione studio (accesso 25 collaboratori)
• Riservato — atti in lavorazione, bozze, comunicazioni con cliente (accesso team responsabile + notaio titolare)
• Confidenziale — testamenti, atti societari con clausole riservate, accordi separazione (accesso solo notaio titolare + 1 collaboratore assegnato)
• Strettamente confidenziale — atti delicati (denuncie penali in corso, transazioni riservate, divisioni ereditarie contenziose) — accesso solo notaio titolare

Fase 2 (mesi 2-3) — upgrade Microsoft 365:

• Da M365 Business Basic (solo email) → Microsoft 365 E5 per i 5 notai (Purview Information Protection P2 + Microsoft Defender for Office 365 P2 + Entra ID P2 + Defender XDR)
• Microsoft 365 Business Premium per i 20 collaboratori non-notai (Purview Information Protection P1 + Defender for Business + Entra ID P1)
• Setup multi-tenant compliance con regione dati Italia (Microsoft Cloud for Sovereignty)
• Migrazione email da Aruba a Exchange Online + retention policy 10 anni
• Migrazione NAS Synology (3,2 TB documenti) a SharePoint Online con governance pianificata

Fase 3 (mesi 3-5) — Microsoft Purview Information Protection:

• Deploy sensitivity labels in tutto il tenant
• Auto-labeling regola: documenti contenenti pattern 'testamento' / 'donazione' / 'separazione' / 'transazione riservata' → auto-classification Confidenziale
• Encryption automatica documenti livello 3+ con politica 'Do Not Forward' su email contenenti documenti riservati
• Watermark automatico documenti livello 4-5 ('Strettamente Confidenziale — uso interno solo Studio X')
• DLP policy: blocco invio esterno documenti livello 4-5 (override richiede approval notaio titolare)
• Purview Records Management per atti registrati: ritenzione 30 anni con immutabilita (compliance archivio storico notarile)

Fase 4 (mese 6) — Entra ID PIM (Privileged Identity Management):

• Ruoli privilegiati su PC firma digitale: accesso solo via PIM activation
• Notaio chiede attivazione admin per durata massima 4 ore + justification + MFA + Authenticator app
• Log accessi privilegiati centralizzati in Microsoft Sentinel (60 giorni hot + 2 anni archivio compliance)
• Quattro-occhi enforcement: alcune operazioni critiche (modifica policy DLP, export archivio massivo) richiedono approval secondo notaio
• Eliminazione admin permanente: tutti gli accessi privilegiati passano da PIM

Fase 5 (mese 7) — Defender XDR + Conditional Access:

• Defender for Endpoint installato su tutti i 28 PC studio (notai + collaboratori)
• Defender for Office 365: Safe Attachments + Safe Links + Anti-Phishing AI
• Defender for Identity per monitoraggio Active Directory ibrido (studio ha ancora 1 server on-prem per gestionale notarile vecchio)
• Conditional Access policies: accesso documenti livello 4-5 solo da device compliant + geolocation Italia + non-anomalous risk score
• MFA enforcement universale (anche praticanti)

Fase 6 (mese 8) — formazione, awareness, audit interno:

• 12 ore awareness training compliance + DLP per tutti i 25 collaboratori
• 8 ore sessioni dedicate notai su PIM workflow + firma digitale + audit log
• 4 ore advanced per IT/archivio (2 persone) su Sentinel queries + threat hunting base
• Phishing simulation Defender Attack Simulator (3 round nei primi 3 mesi)
• Audit interno fine progetto: rapporto formale al Consiglio Notarile Distrettuale + audit assicurazione professionale rinnovata con polizza migliorativa

Setup totale: 55 giornate SynSphere distribuite 8 mesi + 24 ore IT cliente per migration archivio NAS → SharePoint.