Salta al contenuto
Software • Sicurezza • In evidenza

Cooperativa sociale 40 dipendenti: Microsoft 365 Business Premium con DLP per dati assistiti vulnerabili

Cooperativa sociale gestione assistiti vulnerabili (minori, disabili) — adozione M365 Business Premium con DLP, audit log e compliance regolatoria per dati art. 9 GDPR.

Cliente
Cooperativa sociale onlus
Settore
Non-profit / Sociale
Sede
Milano
Dimensione
40 dipendenti · 280 assistiti seguiti

01 — Il contesto

Situazione di partenza

Cooperativa sociale onlus 40 dipendenti (35 operatori sul campo, 5 amministrazione/coordinamento) che gestisce 280 assistiti vulnerabili: minori in affido, persone con disabilità, anziani non autosufficienti, famiglie in difficoltà socio-economica. Convenzione con 4 Comuni dell'area metropolitana milanese + 1 ASST per servizi residenziali e domiciliari. Dati gestiti: cartelle assistito complete (anamnesi sociale, sanitaria, giudiziaria), comunicazioni con tutori legali, valutazioni multi-professionali, contratti con Enti convenzionati, pagamenti rimborsi forfait.

Setup precedente: server fisico in sede con file share Windows (vecchio Windows Server 2012 R2), email su PEC + caselle Gmail personali degli operatori (uso "misto" non controllato), nessun MDM per i tablet usati dagli operatori in domiciliare, audit accessi inesistente. Vincoli normativi crescenti: art. 9 GDPR (dati sanitari, dati giudiziari minori), conformità con linee guida regionali Ente Concedente, ispezione ATS richiesta entro 6 mesi.

02 — La soluzione

Soluzione SynSphere

Migrazione completa a Microsoft 365 Business Premium (22 €/u/m × 40 = 880 €/mese) con tariffa speciale non-profit (Microsoft offre sconti significativi a onlus registrate).

Migrazione email: dismissione caselle Gmail personali (vietato per dati assistiti). Tutte le comunicazioni operatori-assistiti su Exchange Online con dominio aziendale. PEC mantenuta per comunicazioni ufficiali Enti.

SharePoint strutturato con: 1 site per Comune convenzionato (4 siti), 1 site Operations interno, 1 site per ASST. Permessi granulari: ogni operatore accede solo agli assistiti del proprio caseload, coordinatori vedono il caseload di area, direzione vede tutto. Cartelle assistito standardizzate (Anamnesi / Valutazione / Piano Individualizzato / Diario / Comunicazioni / Allegati Sanitari) con template Lists.

Microsoft Purview Sensitivity Labels con 5 livelli: Pubblico, Interno Operativo, Riservato Assistito (default per tutti i documenti su SharePoint cartelle assistito), Riservato Minore (regime rafforzato per dati art. 9 + giudiziari minori), Strettamente Riservato (procedure giudiziarie in corso, comunicazioni tutori). Auto-classification su parole chiave + naming convention cartelle.

Microsoft Purview DLP: blocco invio email con allegati "Riservato Minore" o superiore a destinatari extra-dominio non whitelisted. Blocco upload su servizi cloud personali (Google Drive personale, WeTransfer, ecc.). Notifica al coordinatore per ogni tentativo bloccato (review post-incident).

Microsoft Intune per gestire i 22 tablet usati dagli operatori in domiciliare: cifratura BitLocker, PIN obbligatorio, app store enterprise (solo app approvate), remote wipe se smarrimento, conditional access per accesso ai dati solo da device compliant.

Microsoft Defender for Business + Defender for Office 365 Plan 1 attivi. Microsoft Entra ID con MFA obbligatorio per tutti, Conditional Access per accesso da fuori sede (richiede MFA + device compliant). Audit log centralizzato Microsoft Purview con retention 7 anni (richiesto da convenzione con Enti).

Formazione strutturata: 4 sessioni × 2 ore (2 generale per tutti gli operatori, 2 avanzate per coordinatori e amministrazione). Change management gestito con calendario progressivo: prima migrazione email (mese 1), poi SharePoint cartelle assistito (mese 2-3), poi Intune device (mese 3-4), poi DLP enforcement (mese 4-6 con warn → block).

Setup totale: 45 giornate SynSphere distribuite su 6 mesi (più lungo del solito per change management strutturato).

03 — I risultati

Risultati misurabili

  • Compliance art. 9 GDPR documentata (audit DPO esterno superato senza non-conformità)
  • Audit log centralizzato 7 anni per ispezione ATS e Enti convenzionati
  • 22 tablet operatori gestiti centralmente con remote wipe abilitato (utilizzato 1 volta in 18 mesi per smarrimento)
  • DLP blocca ~15 tentativi/mese di invio dati assistito a destinatari sbagliati (in warn mode) → ~3/mese dopo formazione (in block mode, mese 6+)
  • TCO 3 anni ~38.000 € (M365 Premium non-profit pricing + Intune setup + Veeam backup + formazione)
  • Eliminato server fisico on-premise (Windows Server 2012 fine vita) — refresh hardware risparmiato ~12.000 €

Tecnologie utilizzate

Stack tecnologico applicato per il progetto.

Prodotti SynSphere coinvolti

Approfondisci i prodotti del catalogo SynSphere applicati in questo case study.

Altri case study correlati

Continua a esplorare progetti simili per sezione o settore.

Hai un progetto simile da realizzare?

Parla con un nostro consulente: ti aiutiamo a capire se possiamo replicare uno scenario simile per la tua azienda. Discovery iniziale gratuita, business case quantificato.

Contattaci