Lo smart working in Italia non è “lavorare da casa quando capita”: è il lavoro agile disciplinato dalla L. 81/2017, che si fonda su un accordo individuale scritto tra datore di lavoro e dipendente. Molte PMI lo praticano di fatto senza formalizzarlo — un rischio sia sul piano normativo (sicurezza, controlli, privacy) sia organizzativo.
Questa guida spiega cosa deve contenere l’accordo, e ti mette a disposizione un template Word gratuito pronto da personalizzare.
Perché serve l’accordo scritto
L’art. 19 della L. 81/2017 richiede un accordo individuale che regoli luogo, orario, strumenti, controllo e recesso. L’accordo:
- tutela entrambe le parti (chiarisce diritti e doveri);
- è il presupposto per la corretta copertura INAIL e per la gestione di salute e sicurezza;
- definisce le regole su dati e strumenti aziendali (fondamentale per il GDPR).
Cosa scrivere: gli 8 articoli chiave
Il template è strutturato in otto articoli. I punti su cui le PMI sbagliano più spesso:
Luogo e orario
Lo smart working è “senza precisi vincoli di luogo” ma con i vincoli di orario di legge e CCNL. Indica quanti giorni a settimana, e che i restanti sono in sede. Il luogo scelto dal lavoratore deve essere idoneo a sicurezza e riservatezza (no dati aziendali in luoghi pubblici non protetti).
Fasce di contattabilità e diritto alla disconnessione
Definisci le fasce in cui il lavoratore è reperibile (es. 9-13 e 14-18). E soprattutto scrivi il diritto alla disconnessione: fuori dalle fasce, nei giorni di riposo, ferie e malattia, il lavoratore non è tenuto a leggere o rispondere, senza subirne pregiudizio. È un obbligo, non un’opzione.
Strumenti di lavoro
Gli strumenti li fornisce l’azienda (laptop, eventuale smartphone, VPN, licenze Microsoft 365), restano di proprietà aziendale e si usano secondo la policy di sicurezza IT. Vanno restituiti alla cessazione.
Riservatezza e protezione dati (GDPR)
Il lavoratore tratta i dati aziendali secondo le istruzioni ricevute come soggetto autorizzato: blocco schermo, reti protette, MFA, divieto di salvare dati aziendali su dispositivi personali non autorizzati.
Salute e sicurezza
Ai sensi dell’art. 22 L. 81/2017 e del D.Lgs. 81/2008, il datore consegna un’informativa scritta sui rischi (da allegare all’accordo). Resta operante la copertura INAIL.
Controllo e recesso
Il controllo avviene per obiettivi e risultati, nel rispetto dell’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori e della privacy. Il recesso dall’accordo (preavviso tipico 30 giorni per gli accordi a tempo indeterminato, salvo giustificato motivo) non è recesso dal rapporto di lavoro: si torna semplicemente alla modalità in sede.
Smart working e strumenti Microsoft 365
L’accordo regola le regole; gli strumenti li abilita Microsoft 365: Teams per riunioni e chat, calendari condivisi in Outlook per coordinare presenze in ufficio e da remoto, OneDrive/SharePoint per i file, MFA e Intune per la sicurezza dei dispositivi.
Scarica il template
👉 Template Word: accordo di smart working (L. 81/2017) — gratuito, otto articoli con placeholder, pronto da personalizzare e firmare.
⚠️ È un fac-simile basato sulla normativa vigente: verificalo con il tuo consulente del lavoro, allega l’informativa rischi e valuta l’eventuale comunicazione telematica dello smart working secondo le procedure ministeriali.
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