Microsoft Planner ha cambiato pelle nel 2024-2025: Microsoft ha consolidato in un singolo prodotto tre tool che prima erano separati — Planner classico (board task team), To Do (task personali), Project for the Web (project management strutturato). Risultato: il “nuovo Planner” è disponibile in quattro piani di licensing con feature progressivamente più ricche, e tutti integrati nativamente in Microsoft Teams.
Per le PMI italiane il problema concreto è capire quale piano serve davvero: spendere su Plan 5 o Premium ha senso solo se sfrutti le feature avanzate, altrimenti Plan 1 incluso in Microsoft 365 Business basta. Vediamo le differenze e i casi d’uso.
I 4 piani Planner 2026 in sintesi
| Piano | Costo (CSP PMI) | Incluso in | Funzionalità chiave |
|---|---|---|---|
| Plan 1 | Incluso | Microsoft 365 Business Basic/Standard/Premium e E3/E5 | Planner base + To Do personale |
| Plan 3 | ~10€/u/m | Add-on a M365 | Plan 1 + Project for the Web (timeline, dipendenze, Gantt) |
| Plan 5 | ~52€/u/m | Add-on a M365 | Plan 3 + portfolio management + reporting Power BI |
| Premium | ~30€/u/m | Add-on (annunciato 2026) | Plan 3 + AI Copilot per gestione progetti + ottimizzazione risorse |
I valori esatti variano per CSP e Volume Licensing; verificare il prezzo finale col proprio reseller.
Plan 1 — Incluso in Microsoft 365 (e ti basta nel 90% dei casi)
Quello che riceve TUTTI gli utenti Microsoft 365 senza costi aggiuntivi. Funzionalità:
- Planner board in Teams: kanban con colonne (Da fare / In corso / Completato), assegnazione task ai membri del team, scadenze, etichette colore.
- To Do: task personali sincronizzati fra desktop / mobile / Outlook.
- Integrazione Outlook: trasforma email in task con un click.
- Integrazione Teams: tab Planner dentro ogni canale Teams.
- Notifiche: assegnazione task → notifica Teams + email.
Quando basta Plan 1:
- Team di 5-50 persone con progetti operativi semplici (lista task con scadenze, no dipendenze fra task, no Gantt necessario).
- Pianificazione settimanale per reparto (marketing, vendite, customer service).
- To-do list condivise per attività ricorrenti (manutenzione, checklist apertura).
Quando NON basta:
- Progetti con 100+ task interdipendenti.
- Bisogno di Gantt visivo per riunioni di stato avanzamento.
- Multi-progetto con condivisione risorse (Mario al 50% su progetto A + 50% su B).
Per esercizio: prova prima Plan 1, e fai upgrade solo se senti il limite. È il consiglio realistico per il 80% delle PMI italiane.
Plan 3 — Per chi ha progetti reali
Aggiunge le funzionalità di Project for the Web (l’evoluzione moderna di Microsoft Project Online, web-based, niente più software desktop pesante):
- Vista Timeline + Gantt classico: tutte le task su un orizzonte temporale con dipendenze (es. “task B inizia quando task A finisce”).
- Sotto-task gerarchiche: task composte (es. “Sviluppo backend → 12 subtask”).
- Risorse: assegnazione persone a task con percentuale di carico.
- Baseline: snapshot del piano iniziale, confronto con avanzamento reale.
- Esportazione MS Project desktop: per compatibilità con consulenti esterni che usano ancora il prodotto desktop.
Quando conviene Plan 3:
- Project manager con progetti di 3+ mesi e 20+ task interdipendenti.
- Studi di consulenza che fatturano per progetto e devono tracciare avanzamento.
- Implementazioni IT (es. migrazione M365 di una PMI cliente — vedi i nostri progetti SynSphere).
- Costruzioni / impiantistica con flussi sequenziali e milestone.
Plan 3 vs Excel + template Gantt: noi mettiamo a disposizione il template Excel Project Tracker con Gantt gratuito che copre il caso semplice. Plan 3 inizia ad avere senso quando:
- Devi mostrare il piano in riunioni con dipendenze visibili (Gantt cliccabile vs Excel statico).
- Tre o più PM lavorano sullo stesso progetto (vs il singolo file Excel “chi lo sta toccando?”).
- Servono notifiche automatiche di delay/dipendenze.
Plan 5 — Portfolio management enterprise
Per organizzazioni con decine di progetti contemporanei che vogliono visibilità portfolio (program management):
- Vista portfolio: dashboard di N progetti contemporanei, status sintetico (verde/giallo/rosso), risorse condivise.
- Reporting Power BI: dashboard standard incluse per Project Status, Resource Utilization, Budget vs Actual.
- Project plan templates custom: salvare template di progetto riutilizzabili (es. “Migrazione M365” come template applicabile a nuovi clienti).
- Capacity planning: visualizzare a 6-12 mesi se il team ha capacità per accettare nuovi progetti.
- Custom fields: campi custom per filtro/raggruppamento (es. tag Cliente, Tipo progetto, Stage commerciale).
Quando conviene Plan 5:
- Service company / consulenze IT con 20+ progetti attivi contemporanei.
- Aziende con PMO (Project Management Office) strutturato.
- Organizzazioni dove il portfolio management è una funzione formale, non un’attività part-time.
Per la maggior parte delle PMI italiane (<100 dipendenti, <30 progetti attivi): Plan 5 è overkill. Plan 3 basta.
Premium — Plan 3 + AI Copilot per progetti (rollout 2026)
Annunciato a fine 2025, in rollout 2026: pacchetto Premium che aggiunge Microsoft 365 Copilot integrato in Planner / Project:
- Generate plan with Copilot: descrivi un progetto in linguaggio naturale (“Pianifica una migrazione M365 per cliente 30 utenti”) → Copilot genera struttura task base + stime + dipendenze.
- Risk analysis: Copilot identifica rischi dal piano corrente (“Carico Mario settimana 12: 130% — overcommit”, “Task X dipende da Y ma Y non ha owner”).
- Status summary: Copilot genera report executive del progetto (avanzamento, blocchi, prossime milestone) per CdA/stakeholder.
- Update by natural language: chiedi “Mario è in ferie settimana 8: ridistribuisci le task” → Copilot riassegna.
Quando conviene Premium:
- Aziende già su Microsoft 365 Copilot (vedi M365 Copilot dopo 18 mesi) che vogliono estendere AI a project management.
- PM senior che spendono 5-10h/settimana in update manuali di stato e vorrebbero automatizzare.
Per le PMI senza altri rollout Copilot già attivi: Premium ha senso solo come “next step” dopo aver consolidato Microsoft 365 Copilot base.
Confronto rapido — quale piano scegliere
| Dimensione organizzazione | Tipologia | Piano consigliato |
|---|---|---|
| 5-30 dipendenti | Task team semplici | Plan 1 (incluso M365) |
| 30-80 dipendenti | Progetti operativi multi-mese | Plan 3 (per i PM, gli altri Plan 1) |
| 80+ dipendenti | Service company / consulenze | Plan 3 (default) + Plan 5 sul PMO |
| Già su Copilot for M365 | Qualsiasi dimensione con focus AI | Premium sui PM senior |
Errori comuni di licensing che le PMI fanno
1. Comprare Plan 5 per tutti — il PMO ha bisogno di Plan 5, ma gli sviluppatori che eseguono le task hanno bisogno solo di Plan 1. Per 30 utenti senza differenziazione: spreco di 1.500€/mese.
2. Aspettare Premium per fare niente — Premium è atteso 2026, ma Plan 3 con Gantt+dipendenze risolve già il 80% dei problemi PM oggi. Non aspettare.
3. Forzare Plan 1 oltre le sue capacità — se ti ritrovi a fare timeline e dipendenze su un foglio Excel mentre Planner Plan 1 non li supporta, il delta su Plan 3 (~10€/utente) per i 2-3 PM dell’azienda è solitamente giustificato.
Quando ha senso un’assistenza esterna
Per le PMI che vogliono modernizzare il proprio project management (passaggio da Excel + Word a Planner + Project + Teams), è un progetto di change management oltre che IT. Tipicamente 4-8 settimane di affiancamento.
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