Il modo più rapido per ricevere preventivi inconfrontabili e progetti che deragliano è chiedere un software “a voce” o con una mail di tre righe. Il modo più rapido per ottenere offerte confrontabili e un progetto che parte bene è scrivere un capitolato (o RFP, Request for Proposal) chiaro.
Non serve un documento da cento pagine: serve un documento strutturato. Questa guida spiega cosa scrivere, e ti dà un template Word gratuito già impostato.
Perché un capitolato conviene a te (non solo al fornitore)
- Preventivi confrontabili: se tutti i fornitori rispondono alle stesse domande, puoi confrontarli davvero.
- Meno sorprese: i requisiti scritti riducono il classico “non era quello che avevo chiesto”.
- Negoziazione più forte: chi sa cosa vuole spunta condizioni migliori.
- Punto di partenza del contratto: il capitolato diventa allegato tecnico dell’accordo.
Le sezioni che contano
Il template segue 11 sezioni. Le quattro che fanno la differenza:
1. Obiettivi misurabili (non funzionalità)
Sbagliato: “vogliamo un gestionale”. Giusto: “vogliamo ridurre il tempo di evasione ordine da 2 giorni a 4 ore ed eliminare la doppia imputazione tra e-commerce e magazzino”. I fornitori bravi propongono soluzioni migliori se capiscono il risultato che cerchi.
2. Requisiti funzionali con priorità MoSCoW
Elenca le funzionalità e assegna una priorità:
- Must — senza, il progetto non ha senso.
- Should — importante ma non vitale al lancio.
- Could — bello da avere.
- Won’t — esplicitamente fuori da questa fase (evita scope creep).
Una tabella ID · Requisito · Priorità rende tutto leggibile e tracciabile.
3. Requisiti non funzionali
Quelli che nessuno scrive e che poi fanno litigare:
- Prestazioni: tempi di risposta, utenti concorrenti.
- Sicurezza: autenticazione, ruoli, cifratura, log.
- Privacy/GDPR: dove risiedono i dati (UE/Italia), gestione consensi.
- Scalabilità e disponibilità: SLA, architettura.
- Usabilità: responsive, eventuale accessibilità WCAG.
4. Criteri di valutazione pesati
Decidi prima come sceglierai, e scrivilo:
| Criterio | Peso |
|---|---|
| Qualità tecnica e architetturale | 30% |
| Offerta economica (sviluppo + ricorrenti) | 30% |
| Esperienza e referenze | 20% |
| Tempi e metodologia | 10% |
| Assistenza post go-live e SLA | 10% |
Così la scelta è oggettiva e difendibile internamente.
Il punto sensibile: proprietà del codice
Mettilo nero su bianco. Per un software commissionato e pagato, il codice sorgente e la documentazione dovrebbero essere di proprietà del committente al saldo, con consegna dei sorgenti. Dichiara anche le componenti di terze parti / open source e le relative licenze. È uno dei punti che distingue un fornitore serio.
Tempi, budget e integrazioni
- Milestone: analisi → MVP → collaudo (UAT) → go-live. Meglio rilasci incrementali che un unico “big bang” a fine progetto.
- Budget: separa sempre i costi una-tantum (sviluppo) dai costi ricorrenti (manutenzione, hosting, licenze). Il secondo numero pesa di più nel tempo — vedi ROI e TCO del software su misura a 3 anni.
- Integrazioni: dichiara i sistemi con cui il software deve dialogare (Microsoft 365/Entra ID per il single sign-on, gestionale/ERP, fatturazione elettronica SDI).
Scarica il template
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Prima di inviarlo: le domande da fare ai fornitori
Il capitolato dice cosa vuoi; in fase di selezione servono anche le domande giuste al fornitore. Le trovi in Scegliere un partner di sviluppo software: 15 domande pre-vendita.
Se preferisci partire da un’analisi guidata del fabbisogno, prova il configuratore software su misura o parla con un nostro consulente.