Quasi tutte le PMI italiane con un magazzino sanno, in teoria, cosa hanno a scaffale. In pratica lo sanno male: il numero “ufficiale” è quello dell’ultimo inventario fisico di fine anno, ormai vecchio di mesi, corretto a memoria da chi gestisce il deposito. Risultato: si scopre la rottura di stock quando il cliente ha già ordinato, si riordina materiale che era già in casa, e a bilancio compare un valore di magazzino che nessuno sa davvero giustificare.
Il problema raramente è la mancanza di un sistema. È che il sistema reale sono fogli sparsi e teste: un Excel del responsabile acquisti, le bolle di carico in un raccoglitore, gli scarichi annotati su un quaderno, le rettifiche fatte “al volo”. Nessuno di questi parla con gli altri, e la giacenza vera non sta scritta da nessuna parte.
Questa guida propone un template Excel scaricabile che mette ordine: un’anagrafica articoli unica, un registro movimenti di carico e scarico, e giacenze che si calcolano da sole — con alert automatici sugli articoli sotto la scorta minima. Fa parte della serie “Template Excel per PMI” di SynSphere.
Scarica il template
Scarica il template “Inventario e magazzino” (.xlsx)
Il file è pre-popolato con esempi realistici di un piccolo magazzino di produzione: materie prime (lamiere, viti, cavi), semilavorati (motori, profili), prodotti finiti (quadri elettrici), ricambi e materiale di consumo, con una ventina di movimenti già registrati. Sostituisci i dati di esempio con i tuoi e il template è operativo.
Cosa contiene il template
Il workbook ha cinque fogli, da usare nell’ordine in cui sono numerati.
Foglio 1 — Istruzioni
Copertina con le convenzioni grafiche, le regole d’oro per tenere i dati corretti e il criterio per capire quando il foglio non basta più.
Foglio 2 — Anagrafica articoli
È l’elenco master del magazzino. Per ogni articolo: codice, descrizione, categoria (materie prime, semilavorati, prodotti finiti, ricambi, materiale di consumo, imballaggi), fornitore, unità di misura, costo unitario, prezzo di vendita e scorta minima.
Il codice articolo è il perno di tutto il template: viene richiamato dagli altri fogli. La regola non negoziabile è scrivere sempre lo stesso codice ovunque — un ART-003 scritto una volta come ART003 e una come Art-3 diventa, per Excel, tre articoli diversi e fa sballare ogni giacenza.
La scorta minima è il livello sotto il quale l’articolo va riordinato. Impostarla bene è metà del valore del template: troppo bassa e si va in rottura di stock, troppo alta e si immobilizza cassa inutilmente.
Foglio 3 — Movimenti
Il diario del magazzino. Ogni riga è un movimento, con data, codice articolo, tipo (Carico o Scarico), quantità, causale e riferimento al documento (DDT, fattura, ordine di produzione).
Le causali sono predefinite e coprono i casi reali: in carico acquisto da fornitore, reso da cliente, versamento da produzione, rettifica positiva; in scarico vendita a cliente, reso a fornitore, consumo interno, scarto per non conformità, rettifica negativa. I carichi appaiono su sfondo verde, gli scarichi su sfondo rosso chiaro: si scorre il foglio e si capisce a colpo d’occhio cosa è entrato e cosa è uscito.
Punto importante: le rettifiche da inventario fisico — quando si conta lo scaffale e il numero non torna — vanno registrate come movimenti con la causale dedicata, mai correggendo a mano la giacenza. Così il foglio Giacenze resta una formula pura e l’aggiustamento lascia una traccia verificabile.
Foglio 4 — Giacenze
Qui non si scrive nulla: è tutto calcolato. Per ogni articolo dell’anagrafica il foglio mostra il totale dei carichi, il totale degli scarichi, la giacenza (carichi meno scarichi), il valore a costo e l’indicatore sotto scorta.
La formula che calcola i carichi è un SUMIFS con doppio criterio:
=SUMIFS(Movimenti!Quantità; Movimenti!Codice; codice_articolo; Movimenti!Tipo; "Carico")
Somma le quantità di tutti i movimenti che hanno quel codice e tipo “Carico”. La stessa formula con "Scarico" calcola gli scarichi, e la giacenza è la loro differenza. L’indicatore sotto scorta confronta la giacenza con la scorta minima dell’anagrafica e scrive SI o No.
La formattazione condizionale fa il resto: l’articolo sotto scorta minima è evidenziato in rosso, quello con giacenza vicina alla soglia in giallo. È la lista della spesa del magazzino, aggiornata a ogni movimento inserito.
Foglio 5 — Riepilogo
La pagina per chi decide. In alto i cinque indicatori chiave: valore totale del magazzino a costo, numero di articoli a catalogo, articoli sotto la scorta minima, articoli con giacenza esaurita, movimenti totali registrati. Se ci sono articoli sotto scorta, l’indicatore si accende di rosso.
Sotto, la classifica dei primi cinque articoli per valore immobilizzato: dove sono fermi i soldi del magazzino. Tipicamente pochi articoli pesano per la maggior parte del valore — è il principio di Pareto applicato alle scorte, e indica su quali codici concentrare l’attenzione e le politiche di riordino.
Tutti i numeri sono formule live (SUM, COUNTIF, SUMPRODUCT, LARGE con INDEX/MATCH): si aggiornano da soli a ogni modifica dei fogli precedenti.
Come usarlo: il workflow operativo
Il template funziona solo se diventa abitudine. Il workflow minimo è questo:
- Carica l’anagrafica una volta. Inserisci tutti gli articoli con codice, costo e scorta minima. È il lavoro iniziale più lungo ma si fa una sola volta.
- Registra i movimenti ogni giorno. Ogni bolla di carico e ogni scarico vanno nel foglio Movimenti lo stesso giorno. È il singolo intervento con il ritorno più alto: una giacenza vecchia di una settimana non serve a nessuno.
- Non toccare mai il foglio Giacenze. È calcolato. Se un numero sembra sbagliato, l’errore è nei movimenti o nei codici, non nella giacenza.
- Fai l’inventario fisico a rotazione. Invece di un unico conteggio annuale, conta ogni mese un gruppo di articoli e registra gli scostamenti come rettifiche. A fine anno hai contato tutto, senza fermare il magazzino.
- Controlla il Riepilogo ogni settimana. Trenta secondi: quanti articoli sotto scorta, dove è immobilizzato il valore. Da lì partono gli ordini di riacquisto.
Conserva il file in una cartella SharePoint condivisa con il co-authoring attivo, così acquisti e magazzino lavorano sulla stessa copia in tempo reale, senza versioni via email.
Quando passare a un gestionale di magazzino vero
Il foglio Excel è la scelta giusta per un magazzino mono-deposito fino a circa 300 articoli e qualche centinaio di movimenti al mese. Oltre quella soglia emergono limiti strutturali che nessuna formula risolve.
Limite 1 — Niente valorizzazione corretta
Il template valorizza la giacenza a un costo unitario fisso. Un magazzino reale ha bisogno di FIFO o costo medio ponderato: lo stesso articolo acquistato a prezzi diversi nel tempo va scaricato con il criterio contabile corretto, altrimenti il valore di bilancio non è attendibile.
Limite 2 — Niente lotti, scadenze, ubicazioni
Excel non gestisce numeri di lotto, date di scadenza né la posizione fisica a scaffale. Per chi tratta alimentari, farmaceutico, chimico o componenti tracciati, questo non è un dettaglio: è un requisito normativo.
Limite 3 — Niente riordino automatico né codici a barre
Il foglio segnala chi è sotto scorta, ma l’ordine di riacquisto resta manuale. E ogni movimento si digita a mano: con i volumi che crescono, serve la lettura del codice a barre da palmare o smartphone.
Quando questi limiti diventano un costo concreto, il salto naturale per una PMI italiana già su Microsoft 365 è Microsoft Dynamics 365 Business Central: gestisce magazzino con FIFO e costo medio, lotti e matricole, ubicazioni multiple, punto di riordino automatico e — soprattutto — integra il magazzino con il ciclo attivo e passivo. La giacenza si muove da sola quando registri una fattura di vendita o una di acquisto, senza doppia digitazione.
Una via intermedia, prima di cambiare gestionale, è una app Power Apps collegata a questo foglio o a una lista SharePoint: gli operatori registrano carichi e scarichi da smartphone con la fotocamera come lettore di codici a barre, mentre la logica delle giacenze resta quella che già conosci.
| Fase | Articoli / movimenti | Strumento | Cosa serve |
|---|---|---|---|
| 0 | Magazzino “a memoria” | Inventario annuale | Niente |
| 1 | < 300 art. / < 300 mov. mese | Template Excel (questo) | Il file + cartella SharePoint |
| 2 | Raccolta dati sul campo | Template + Power Apps | App mobile con codici a barre |
| 3 | Multi-deposito, lotti, FIFO | Gestionale integrato | Migrazione a Business Central |
Per la scelta dell’ERP, può essere utile il confronto Business Central vs SAP Business One.
Cosa fare adesso
- Scarica il template e carica l’anagrafica completa degli articoli, con costi e scorte minime realistiche.
- Registra i movimenti degli ultimi 30 giorni per partire da una giacenza credibile, poi mantieni l’inserimento giornaliero.
- Definisci i responsabili: chi inserisce i movimenti, chi tiene aggiornata l’anagrafica, chi rivede il Riepilogo ogni settimana.
- Avvia l’inventario fisico a rotazione per allineare i numeri del foglio alla realtà dello scaffale.
- Quando i limiti diventano un costo, valuta l’evoluzione verso Power Apps per la raccolta dati e successivamente Business Central per la gestione integrata del magazzino.
Per un assessment del tuo magazzino e una roadmap di automazione — da questo foglio fino a Business Central — basata sul tuo stack Microsoft, contattaci: valutazione gratuita iniziale e business case quantificato.