In quasi tutte le PMI italiane il preventivo nasce due volte. La prima quando il commerciale apre il file Word del collega, cancella i dati del cliente precedente e riscrive i suoi; la seconda quando l’amministrazione, ricevuto l’ordine, ridigita le stesse righe nel gestionale per emettere la fattura. In mezzo: prezzi non aggiornati, errori di calcolo dell’IVA, sconti applicati a memoria e nessuno che sappia quanti preventivi sono aperti né quanti se ne chiudono.
Il problema non è la mancanza di uno strumento, è la mancanza di un processo. Questa guida propone un template Excel scaricabile che mette ordine in tre punti: un listino prezzi unico come fonte dei dati, un generatore di preventivi con tutti i calcoli automatici, un registro che traccia ogni offerta dalla creazione all’esito.
Fa parte della serie “Template Excel per PMI” di SynSphere, pensata per dare alle aziende una base solida prima del salto a un gestionale integrato.
Scarica il template
Scarica il template “Preventivi e listino prezzi” (.xlsx)
Il file è pre-popolato con esempi realistici: un listino di prodotti hardware, licenze software e servizi, un preventivo compilato con righe a sconto diverso e un registro con preventivi in tutti gli stati (in attesa, inviato, accettato, rifiutato). Nessuna macro VBA: funziona in Excel desktop, Excel per il web e Microsoft 365.
Cosa fa il template
Il workbook ha cinque fogli, da usare nell’ordine in cui sono numerati.
Foglio 1 — Istruzioni
La copertina: spiega le convenzioni grafiche (celle azzurre da compilare, celle grigie calcolate, righe nere per i totali) e come duplicare il foglio del preventivo per ogni nuova offerta.
Foglio 2 — Listino prezzi
La fonte unica dei dati. Una riga per ogni articolo o servizio venduto, con codice, descrizione, categoria (prodotto, servizio, licenza, manodopera, consulenza), unità di misura, prezzo unitario e aliquota IVA. Il codice è la chiave: è quello che il foglio Preventivo userà per richiamare descrizione, prezzo e IVA senza riscriverli.
Tenere il listino aggiornato qui, in un punto solo, elimina la causa numero uno degli errori nei preventivi: il prezzo vecchio copiato da un’offerta di sei mesi fa.
Foglio 3 — Preventivo
Il cuore del template. In alto, l’intestazione del documento: numero preventivo, data, validità, dati del cliente, partita IVA, modalità di pagamento. Sotto, la tabella delle righe.
Per ogni riga si compila solo quello che cambia da preventivo a preventivo: si sceglie il codice articolo da un menu a tendina, si digita la quantità ed eventualmente una percentuale di sconto. Tutto il resto è automatico:
- descrizione, prezzo unitario e aliquota IVA vengono richiamati dal listino con
CERCA.VERT(VLOOKUP); - l’imponibile di riga si calcola come
quantità × prezzo × (1 − sconto); - il totale di riga applica l’IVA all’imponibile.
In fondo al foglio, i tre totali del documento: totale imponibile, totale IVA, totale preventivo. Il totale IVA usa SOMMA.PIÙ.SE per gestire correttamente righe con aliquote diverse (22%, 10%, 4%) nello stesso preventivo — un errore frequente quando i conteggi si fanno a mano applicando un’unica aliquota a tutto.
La formula chiave dell’imponibile di riga, con la guardia SE.ERRORE per le righe ancora vuote:
=SE.ERRORE(SE(codice="";"";quantità*prezzo*(1-sconto));"")
Per emettere un nuovo preventivo basta duplicare il foglio: tasto destro sulla linguetta, Sposta o copia, spunta “Crea una copia”.
Foglio 4 — Registro preventivi
Una riga per ogni preventivo emesso. Numero progressivo automatico, data, cliente, oggetto, importo e soprattutto lo stato: in attesa, inviato, accettato, rifiutato. La formattazione condizionale colora la riga in base allo stato — verde per gli accettati, rosso per i rifiutati, giallo per quelli ancora in attesa — così la situazione commerciale si legge a colpo d’occhio.
Questo foglio è ciò che trasforma un mucchio di file sparsi in un dato gestionale: senza un registro, nessuno in azienda sa rispondere alla domanda “quante offerte abbiamo in giro e quanto valgono”.
Foglio 5 — Riepilogo
I numeri che contano, calcolati in automatico dal registro:
- numero di preventivi e valore per ogni stato;
- il pipeline aperto, cioè il valore dei preventivi ancora in attesa o inviati;
- il valore medio del preventivo;
- il tasso di conversione, calcolato come preventivi accettati sul totale di quelli decisi (accettati più rifiutati). I preventivi ancora aperti non pesano sul calcolo: una scelta corretta, perché un’offerta non ancora valutata non è né una vittoria né una sconfitta.
Tutti i valori sono formule live con CONTA.SE e SOMMA.SE: si aggiornano da soli ogni volta che si modifica il registro.
Come usarlo: il workflow consigliato
Il template dà risultati solo se diventa abitudine. Il flusso operativo che funziona nelle PMI è questo:
- Listino prima di tutto. Prima di fare il primo preventivo, carica nel foglio Listino tutto ciò che vendi abitualmente, con prezzi aggiornati. È il lavoro iniziale più importante.
- Un preventivo, un foglio. Per ogni nuova offerta duplica il foglio Preventivo e rinominalo con il numero (es.
PREV-2026-014). Compila intestazione e righe; lascia stare le celle grigie. - Registra subito. Appena il preventivo è pronto, aggiungilo al Registro con stato “in attesa” o “inviato”. Saltare questo passo è l’errore che svuota di senso tutto il template.
- Aggiorna l’esito. Quando il cliente risponde, cambia lo stato in “accettato” o “rifiutato” e compila la data esito. La nota serve a ricordare il perché di un rifiuto: è informazione preziosa.
- Guarda il Riepilogo una volta a settimana. Cinque minuti per leggere pipeline, valore medio e tasso di conversione. Se il tasso scende, è il momento di capire se il problema è il prezzo, la concorrenza o il follow-up.
Un suggerimento operativo: tieni il file in una cartella SharePoint o OneDrive condivisa e abilita il co-authoring. Commerciali e amministrazione lavorano sullo stesso file, senza versioni doppione via email.
Aggiornare il listino mantenendo i preventivi vecchi
Una domanda ricorrente: se cambio un prezzo nel listino, cosa succede ai preventivi già emessi? I fogli Preventivo duplicati contengono formule CERCA.VERT live, quindi si ri-aggancerebbero al nuovo prezzo. Per congelare un preventivo già inviato, seleziona le righe della tabella, copia e incolla come valori (Incolla speciale, Valori): il documento resta fotografato com’era. È il modo corretto di archiviare un’offerta inviata.
I limiti del foglio Excel
Il template è un’ottima soluzione, ma ha confini precisi. Tre limiti, in particolare, segnalano che è arrivato il momento di un sistema integrato:
- Doppia digitazione verso la fattura. Il preventivo accettato va comunque ridigitato nel gestionale per diventare ordine e fattura. Accettabile con 20-30 preventivi al mese, oneroso e a rischio errori oltre.
- Nessuna numerazione condivisa né blocco delle modifiche. Niente impedisce a due commerciali di usare lo stesso numero, o di modificare un’offerta già inviata. La disciplina è tutta a carico delle persone.
- Nessuna gestione della trattativa. Il foglio registra lo stato finale, ma non le fasi della negoziazione, le probabilità di chiusura, i promemoria di follow-up. Per un processo commerciale strutturato serve altro.
Quando passare a un CRM o a un gestionale vero
Superati i 30-40 preventivi al mese, o quando la doppia digitazione verso la fattura diventa un costo evidente, il passaggio naturale per una PMI italiana già nell’ecosistema Microsoft è Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Business Central genera il preventivo direttamente dall’anagrafica articoli, lo converte in ordine e poi in fattura senza reinserire un solo dato, con numerazione automatica, controllo della disponibilità a magazzino e registrazione contabile allineata. Il listino prezzi diventa unico per davvero: vendite, magazzino e amministrazione lavorano sugli stessi dati.
Se invece la priorità è gestire la trattativa commerciale prima della firma — pipeline per fasi, probabilità, attività di follow-up, storico contatti — la strada è un CRM, oppure un’applicazione costruita su Microsoft Power Apps e integrata con il listino e con Business Central. La scelta dipende da dove fa più male oggi: nella negoziazione o nell’amministrazione.
Una buona regola di evoluzione:
| Fase | Volume preventivi | Strumento |
|---|---|---|
| 1 | meno di 30/mese | Template Excel (questo) |
| 2 | 30-80/mese | Business Central per il ciclo preventivo-ordine-fattura |
| 3 | trattativa commerciale strutturata | CRM o Power Apps integrato con Business Central |
Il template Excel non è un ripiego: è il modo giusto di mettere a fuoco il processo prima di automatizzarlo. Chi arriva a Business Central con un listino già pulito e un registro già abituato a tracciare gli esiti fa una migrazione molto più rapida e ne ricava da subito molto di più.
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