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Software • Sicurezza • In evidenza

Studio legale boutique 7 persone: Microsoft Purview e Sensitivity Labels per documenti clienti riservati

Studio legale boutique adotta Microsoft Purview + Sensitivity Labels per gestione documenti riservati clienti. DLP per impedire invio per errore di documenti confidenziali via email.

Cliente
Studio legale boutique (commerciale + corporate)
Settore
Legal
Sede
Bologna
Dimensione
7 persone · 120 clienti attivi

01 — Il contesto

Situazione di partenza

Studio legale boutique 7 persone (2 partner senior, 3 associate, 2 segretarie) specializzato in diritto commerciale e corporate (M&A, contratti, contenzioso). Gestisce 120 clienti attivi con migliaia di documenti riservati (memorie giudiziarie, contratti commerciali, due diligence, dati finanziari clienti, comunicazioni avvocato-cliente coperte da segreto professionale). Setup precedente: Microsoft 365 Business Standard già attivo da 18 mesi, ma uso "flat" senza policy di classificazione. Incidenti recenti che hanno preoccupato i partner: 1) associate ha inviato per errore a un cliente A un allegato relativo al cliente B (gestita la cosa ma ansiogena), 2) ex-collaboratore esterno aveva ancora accesso a SharePoint dopo 4 mesi dalla fine collaborazione, 3) un partner ha aperto un PDF con malware mascherato da contratto firmato.

02 — La soluzione

Soluzione SynSphere

Upgrade a **Microsoft 365 Business Premium** (22 €/u/m × 7 = 154 €/mese) per accesso a Microsoft Purview, Defender for Business, Conditional Access, Sensitivity Labels.

**Microsoft Purview — Sensitivity Labels** con 4 livelli: 1) Pubblico (sito web, brochure), 2) Interno (note tecniche, formazione interna), 3) Riservato Cliente (contratti, memorie, comunicazioni cliente), 4) Strictly Confidential (M&A in corso, dati finanziari critici). Auto-classification rules basate su parole chiave ("riservato", nome client, codice fiscale, IBAN, numeri di ruolo causa). Encryption automatica per label livello 3 e 4 (documento illeggibile fuori dal tenant studio).

**Microsoft Purview DLP** (Data Loss Prevention) per email Exchange: regola "se allegato ha label Riservato/Strictly Confidential E destinatario è esterno al dominio dello studio E destinatario non è nella whitelist client-specifica → blocco + notifica al mittente". Pattern: prima del blocco completo, 3 mesi di "warn mode" per training utenti.

**Microsoft Entra ID** con Conditional Access: 1) MFA obbligatorio per tutti, 2) accesso a documenti Riservato/Strictly Confidential richiede device compliant (no accesso da personal phone), 3) login da paesi extra-EU richiede approvazione manuale, 4) collaboratori esterni con accesso temporaneo (Guest Account) con expiration automatica 90 giorni + review.

**Microsoft Defender for Business** attivo su tutti i device. Defender for Office 365 Plan 1 per anti-phishing email (blocca payload come quello del PDF "contratto firmato" precedente). Audit log Microsoft Purview attivo (compliance + investigation in caso di leak).

Setup totale: 15 giornate SynSphere su 8 settimane + formazione utenti 2 giorni (Sensitivity Labels + DLP awareness) + change management per superare iniziale resistenza ("perché devo classificare ogni documento?").

03 — I risultati

Risultati misurabili

  • 0 documenti riservati inviati per errore a destinatario sbagliato in 12 mesi post-implementazione (era ~3-4/anno prima)
  • Audit log centralizzato per investigazioni (es. "chi ha aperto il file X negli ultimi 90 giorni?")
  • Defender blocca ~120 phishing/mese, di cui 8-12 mirati specificamente allo studio (contratti fake, fatture cliente fake)
  • Compliance segreto professionale documentata per Ordine forense (richiesto su check periodico)
  • TCO incrementale ~1.000 €/mese (8.300 €/anno) vs costo singola fuga dati: ~50-200 k€ in sanzioni + danno reputazionale

Tecnologie utilizzate

Stack tecnologico applicato per il progetto.

  • Microsoft 365 Business Premium
  • Microsoft Purview
  • Sensitivity Labels
  • DLP
  • Microsoft Defender for Business
  • Microsoft Defender for Office 365
  • Microsoft Entra ID
  • Conditional Access

Prodotti SynSphere coinvolti

Approfondisci i prodotti del catalogo SynSphere applicati in questo case study.

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